Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысы
Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту туралы
(30.11.2020 ж. өзгерістер мен толықтырулармен)
Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабы 1-1-тармағының 1) тармақшасына сәйкес Қазақстан Республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:
1. Қоса беріліп отырған Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану Ережесі бекітілсін.
2. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.
Премьер-Министр
Қазақстан Республикасының
Б. Сағынтаев
Бекітілген
Үкімет қаулысымен
Қазақстан Республикасының
2018 жылғы 31 қазандағы № 703
Ережелері
құжаттау, құжаттаманы басқару
және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану
мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда
1 тарау. Жалпы ережелер
1. Осы мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалану қағидалары (бұдан әрі - Қағидалар) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда (бұдан әрі - ұйымдар) құжаттау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалану тәртібін белгілейді.
2-тармақ жаңа редакцияда жазылды-ҚР Үкіметінің 20.11.30 № 809 (ескі қараңыз) қаулысымен. ред.)
2. Ұйымда басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін ұйымдастыруды, жүргізуді және жетілдіруді, әдістемелік басшылықты және мұрағат ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті орган (бұдан әрі - уәкілетті орган) белгілеген құжаттармен жұмыс істеу тәртібінің сақталуын бақылауды басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі міндеттер мен функцияларды іске асыруға арналған құрылымдық бөлімше (бұдан әрі - БҚҚ қызметі) жүзеге асырады. Бұл ретте бір құрылымдық бөлімшенің құрамында құпия емес және құпия іс жүргізуге тыйым салынады.
3. Штаттық кестеде БҚҚ қызметі көзделмеген ұйымда міндеттер жауапты лауазымды адамға жүктеледі.
4. Қағидалардың күші Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларын құрайтын мәліметтерді қамтитын құжаттарға қолданылмайды.
Заңды тұлғалар, мемлекеттік органдар немесе лауазымды адамдар үшін электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілттерін жасау жөніндегі жұмыстар (әзірлеу, тіркеу, беру, сақтау, жою тәртібі) және Мемлекеттік құпияларды құрайтын мәліметтерді қамтитын электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілттерінің құпиялылық режимі мен сақталуын қамтамасыз ету тәртібі Мемлекеттік құпияларды қорғау саласындағы нормативтік құқықтық актілерде айқындалады құпия.
Мемлекеттік органдардың "қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі бар таратылуы шектелген электрондық құжаттармен жұмыс істеу тәртібі"Қазақстан Республикасында ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі кейбір шаралар туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 14 қыркүйектегі № 965 және"таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа мәліметтерді жатқызу қағидаларын бекіту туралы" 2015 жылғы 31 желтоқсандағы № 1196 қаулыларымен айқындалады. онымен жұмыс".
5. Осы Қағидаларда мынадай ұғымдар пайдаланылады:
1) абзац-мәтіннің мағыналық біртұтастықты білдіретін, бірінші жолда азат жолмен бөлініп көрсетілетін және Бас не кіші әріптен басталатын бөлігі, абзацтар (бөліктің бірінші және соңғы абзацтарынан басқа) нүктелі үтірмен аяқталады.;
2) ақпаратты криптографиялық қорғау құралы - криптографиялық түрлендіру алгоритмдерін, кілттерді генерациялауды, қалыптастыруды, бөлуді және басқаруды іске асыратын құрал;
3) негізгі ақпарат тасымалдағыш - электрондық цифрлық қолтаңбаның сақталатын жабық кілттерін қорғау үшін ҚР СТ 1073-2007"ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары. Жалпы техникалық талаптар";
4) Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдарының куәландырушы орталығы-Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының ақпараттық жүйелерінде және өзге де мемлекеттік ақпараттық ресурстарында мемлекеттік органдарға, мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарына қызмет көрсететін куәландырушы орталық (бұдан әрі-МО КО);
5) Қазақстан Республикасының Ұлттық куәландырушы орталығы-мемлекеттік және мемлекеттік емес ақпараттық жүйелерде электрондық құжаттарды қалыптастыру үшін жеке немесе заңды тұлғаларға электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын және тіркеу куәліктерін беретін куәландырушы орталық;
6) құжаттың (хаттың) берілуі - шығыс құжаттың автор-ұйымның ісінде қалатын данасы;
7) құжаттың электрондық көшірмесі-төлнұсқа құжаттың түрін және ақпаратын (деректерін) электрондық-цифрлық нысанда толығымен көрсететін құжат;
8) нормативтік-анықтамалық ақпарат-нормативтік құжаттарға негізделген және құжаттың әртүрлі сипаттамаларын айқындау үшін пайдаланылатын ақпарат (сыныптауыштар, анықтамалықтар, тізбелер және басқалар);
9) тіркеу куәлігінің иесі-атына тіркеу куәлігі берілген, тіркеу куәлігінде көрсетілген ашық кілтке сәйкес келетін жабық кілтті заңды түрде иеленетін жеке немесе заңды тұлға;
10) электрондық ақпараттық ресурстар-электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық жеткізгіште, интернет-ресурста және (немесе) ақпараттық жүйеде қамтылған ақпарат;
11) электрондық ақпараттық ресурстарды, Ақпараттық жүйелерді қорғау - алу, көшіру, тарату, бұрмалау (және/немесе түрлендіру)жөніндегі заңсыз әрекеттерді қоса алғанда, электрондық ақпараттық ресурстарға, ақпараттық жүйелерге заңсыз қол жеткізуді (оның ішінде ақпаратқа рұқсатсыз қол жеткізуден) сақтауға, болғызбауға бағытталған құқықтық, ұйымдастырушылық және техникалық іс-шаралар кешені ақпаратты жою немесе бұғаттау;
12) электрондық құжат-ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат;
13) электрондық құжат айналымы-мемлекеттік органдар, жеке және заңды тұлғалар арасында электрондық құжаттар алмасу;
14)электрондық құжат айналымы жүйесі - қатысушылары арасындағы қатынастар "электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7 қаңтардағы Заңымен және Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілерімен реттелетін электрондық құжаттар алмасу жүйесі (бұдан әрі - ЭҚЖ);
15) ЭҚЖ қатысушысы - электрондық құжаттарды жинау, өңдеу, сақтау, беру, іздеу және тарату процестеріне қатысатын жеке немесе заңды тұлға, мемлекеттік орган немесе лауазымды адам;
16) электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі - ақпаратты (деректемелер деректерін) электрондық түпнұсқадан шығару арқылы алынған, электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған, электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін пайдалана отырып жасалған түпнұсқа электрондық құжаттың ақпаратын толық жаңғыртып шығаратын және электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін пайдалана отырып жасалған және оның барлық деректемелерін немесе олардың бір бөлігін құрайтын және электрондық жеткізгіште өкілеттіктерге ие адам растаған қағаз жеткізгіштегі құжат; осы құжатты куәландыру;
17) электрондық құжаттың түпнұсқасы - электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін пайдалана отырып жасалған, бастапқыда электрондық құжат форматында қалыптастырылған және қағаздағы бастапқы түпнұсқасы жоқ, электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған (қол қойылған) құжат;
18) электрондық тіркеу бақылау карточкасы-деректемелерін тіркейтін, белгіленген нысан бойынша құжат туралы есепке алу деректері бар электрондық құжат;
19) электрондық құжаттың форматы-негізінде электрондық құжат қалыптастырылған электрондық хабарламаның мазмұндық бөлігінің құрылымы;
20) электрондық цифрлық қолтаңба құралдары - электрондық цифрлық қолтаңбаны жасау және оның төлнұсқалығын тексеру үшін пайдаланылатын бағдарламалық және техникалық құралдардың жиынтығы.
2 тарау. Құжаттау, құжаттарды дайындау және ресімдеу тәртібі
Параграф 1. Құжаттау тәртібі және құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар
6. Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдары мен жергілікті өзін-өзі басқару органдарының жұмыс және іс қағаздарын жүргізу тілі Қазақ тілі болып табылады, орыс тілі ресми түрде қазақ тілімен тең қолданылады.
Мемлекеттік емес ұйымдардың жұмысында қазақ тілі және қажет болған жағдайда басқа тілдер қолданылады.
7. Құжаттар А4 (210 х 297 миллиметр (бұдан әрі - мм), А5 (148 х 210 мм) форматтағы қағаздың таза ақ парақтарында жасалады және жиектері кемінде:
1) сол жақ шеті - 20 мм;
2) оң жағы-10 мм;
3) жоғарғы жағы -10 мм;
4) төменгі жиегі - 10 мм.
Екі жақты басып шығару үшін құжат парағының сыртқы жағы:
1) сол жақ шеті - 10 мм;
2) оң жағы-20 мм;
3) жоғарғы жағы-10 мм;
4) төменгі жиегі - 10 мм.
8. Құжатты ресімдеу кезінде бланкілер пайдаланылады. Бланкілердегі деректемелер осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес құжат деректемелерінің орналасу схемасына сәйкес белгілі бір ретпен орналастырылады.
9. Ұйымда мынадай құжаттар бланкілері қолданылады:
1) осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйымның хат бланкісі;
2) осы Қағидаларға 3-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйымның нақты құжат түрінің бланкісі;
3) осы Қағидаларға 4-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйымның жалпы бланкісі.
Ұйымның жалпы нысаны кез-келген құжат түрлерін дайындау үшін қолданылады.
10. Құжаттардың бланкілері баспаханалық тәсілмен жедел полиграфия құралдарының көмегімен дайындалады немесе құжатты жасау кезінде тікелей жаңғыртылады.
11. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мемлекеттік ұйымдар құжаттарының қағаз бланкілері есепке алынуға жатады, ол үшін құжат бланкісінің әрбір данасының сол жақ төменгі бұрышына типографиялық тәсілмен немесе нумератормен оның нөмірі, сериясы қойылады. Электрондық бланкілер есепке алуға жатпайды.
12. Құжаттардың бланкілері қатаң түрде мақсаты бойынша пайдаланылады және ұйым басшылығының тиісті рұқсатынсыз басқа ұйымдарға немесе өзге тұлғаларға берілмейді.
13. Құжаттар ұйымның атауын көрсететін мөртаңбаны пайдалана отырып, оның бедерін сол жақ жоғарғы бұрышына қою арқылы не мынадай деректемелерді міндетті түрде ресімдеген кезде жасалады:
1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы не құжатты шығарған ұйымның атауын көрсететін мөртаңбаның бедері оның сол жақ жоғары бұрышына қою арқылы көрсетілуге тиіс;
2) хатты қоспағанда, құжат түрінің атауы;
3) құжаттың күні;
4) құжаттың тіркеу нөмірі (индексі);
5) құжатқа қол қойған тұлға лауазымының атауы, Қолы және Қолтаңбаның толық жазылуы;
6) ұйым мөрінің бедері.
14. Әкімшілік құжаттарды қоспағанда, ішкі құжаттар ақ қағаз парақтарында жасалады.
15. Құжатты бір бланкіде екі және одан да көп тілде ресімдеуге жол берілмейді.
Қазақ тіліндегі құжат және орыс немесе өзге тілде жасалатын теңтүпнұсқалы құжаттың әрқайсысы жеке бланкілерде (жеке парақтарда) басылады және бірыңғай деректемелермен ресімделеді.
Екі және одан да көп тілде жасалатын құжат бірыңғай деректемелері бар жеке бланкілерде (жеке парақтарда) ресімделеді.
Әр түрлі тілдегі құжатқа бірыңғай Шығыс деректемелер беріледі. Әртүрлі тілдердегі құжаттар бір-біріне теңтүпнұсқалы болуы тиіс.
Құжаттардың (бланкілер мен оларға қосымшалардың) парақтары аралық нөмірлеумен парақтың жоғарғы бөлігінің ортасында нөмірленеді.
Параграф 2. Құжат деректемелерін ресімдеу тәртібі
16. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы Қазақстан Республикасының Мемлекеттік рәміздері туралы заңнамасына сәйкес мемлекеттік ұйым құжатының бланкісінде бейнеленген.
17. Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бланкіге ұйымның құрылтай құжаттарына сәйкес жазылады.
Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкіге орналастырылмайды.
18. Ұйымның (оның ішінде филиалдың, өкілдіктің) атауы ұйымдық-құқықтық нысанын көрсете отырып, құрылтай құжаттарына сәйкес атауды қамтиды.
Ұйымның (оның ішінде филиалдың, өкілдіктің) қысқартылған атауы ол құрылтай құжаттарында бекітілген жағдайда келтіріледі және толық атауынан төмен жақша ішінде орналастырылады.
Екі және одан да көп тең ұйымдар әзірлеген бірлескен құжатты ресімдеген кезде ұйымдардың атаулары ұйымдар атауларының әліпбилік ретімен орналастырылады.
Екі және одан да көп ұйымдар әзірлеген бірлескен құжатты ресімдеген кезде атаулар ұйымдардың иерархиясына сәйкес орналастырылады.
Қағаз жеткізгіштегі бірлескен құжат ұйымдардың мөрлерімен куәландырылуға жатады.
19. Құрылымдық бөлімшенің атауы ол құжаттың авторы болып табылатын және ұйымның атауынан төмен орналасқан жағдайларда көрсетіледі.
20. Құжат түрінің атауы бас әріптермен жартылай қалың қаріппен басылады.
21. Құжатқа қол қойылған (бекітілген) күн немесе құжатта тіркелген оқиға құжаттың күні болып табылады.
Құжаттың күнін құжатқа қол қоятын немесе бекітетін лауазымды адам қояды. Электрондық құжат айналымы үшін уәкілетті тұлғаның Жүйені немесе қолмен күнін қоюына жол беріледі.
Ұйым ішіндегі құжаттың өтуіне және орындалуына (таныстырылуына) байланысты қызметтік белгілерге күні қойылады және қол қойылады.
Құжаттың күні ресімделеді:
1) құқықтық актілерде, хаттамаларда, банктік, қаржылық, бухгалтерлік құжаттарда және жеке және заңды тұлғалардың құқықтары мен мүдделерін қозғайтын құжаттарда ауызша-цифрлық тәсілмен-айдың күні мен жылы араб цифрларымен, айы - жазумен ресімделеді;
2) басқа құжаттарда - сандық тәсілмен айдың күні және екі айдың айы
нүктемен бөлінген араб цифрларының жұбы, жыл-төрт араб цифрымен.
22. Құжаттың тіркеу нөмірі (индексі) ұйымның істер номенклатурасы бойынша іс индексінен, тіркеу-бақылау нысанындағы құжаттың реттік нөмірінен (бұдан әрі - ТБН) тұрады. Ұйымның қалауы бойынша тіркеу нөміріне (индекс) қосымша элементтер енгізіледі.
Екі және одан да көп ұйымдар жасаған құжаттың тіркеу нөмірі (индексі) осы ұйымдардың әрқайсысының тіркеу нөмірінен (индексінен) тұрады, авторларды құжатта көрсету тәртібімен қиғаш сызық арқылы қойылады.
Электрондық құжат айналымы жүйесінде толассыз нөмірлеуді жүргізуге жол беріледі.
23. Кіріс құжаттың тіркеу нөміріне (индексіне) және күніне жасалған сілтемеде жауап берілетін құжаттың тіркеу нөмірі мен күні көрсетіледі.
24. Құжатты жасау немесе басып шығару орны қабылданған әкімшілік-аумақтық бөлініске сәйкес көрсетіледі және жалпы қабылданған қысқартуларды ғана қамтиды.
Құжаттың жасалған немесе басып шығарылған орны құжаттың авторы - ұйымның орналасқан жері болып табылатын елді мекеннің атауына сәйкес ресімделеді.
25. Құжаттар ұйымдарға, олардың құрылымдық бөлімшелеріне, лауазымды немесе жеке тұлғаларға жіберіледі.
"Адресат" деректемесі кіші әріптермен, жартылай қалың қаріппен ресімделеді. Ұйымның, оның құрылымдық бөлімшесінің атауы атау септігінде, құжат жолданған адамның лауазымы, тегі барыс септігінде жазылады.
Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде оның атауы адресат лауазымы атауының құрамына кіреді.
Құжатты жеке тұлғаға жолдаған кезде алушының есімінің бас әріптері мен Тегі, оның пошталық мекенжайы көрсетіледі.
Ұйым ішінде хат алмасу кезінде лауазымды адамның аты-жөнін барыс септігінде көрсетуге жол беріледі.
Егер құжат бірнеше ұйымға бағытталған болса, олар жалпылама көрсетіледі.
Бір құжатта төрттен көп емес адресат ресімделеді. Адресаттардың саны көп болған жағдайда құжатты тарату тізімі (тізілімі) жасалады. "Адресат" деректемесіндегі "түпнұсқа" және "Көшірме" деген сөздер қолданылмайды.
Құжатты тұрақты емес адресаттарға жіберген кезде "Адресат" деректемесінің құрамына Орындаушы ресімдейтін пошта мекенжайы енгізіледі. Пошта мекенжайының элементтері "пошта туралы"2016 жылғы 9 сәуірдегі Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес дәйектілікпен көрсетіледі.
26. Құжат мәтінінің тақырыбы құжаттың сол жақ жиегінің шетінен жартылай қалың қаріппен сөздер тасымалданбай ресімделеді және әр жолда 35 белгіден аспайтын белгіден тұрады. Құжатта тақырып көлемі 5 жолдан асатын болса, тақырыпты құжаттың ортасында рәсімдеуге рұқсат етіледі. Тақырыптың соңында нүкте қойылмайды.
Құжат мәтінінің тақырыбы құжат түрінің атауына және оның мазмұнына сәйкес тұжырымдалады.
10 жолдан кем мәтінге, сондай-ақ А5 форматты бланкіде ресімделген құжатқа тақырып қойылмайды.
27. Қағаз құжаттар үшін ұйым мөрінің бедері лауазымды тұлғаның құжаттағы қолының түпнұсқалығын куәландырады. Ұйым мөрінің бедері құжатқа қол қойған адам лауазымының атауынан кейін, оның жеке қолын алмастан қойылады.
28. Құжаттың мәтіні сауалнама, диаграмма, кесте, байланысқан мәтін немесе көрсетілген нысандардың үйлесімі түрінде ресімделеді.
29. Егер құжатта тармақтар болса, онда құжаттағы тармақтар мәселені шешу кезеңдерінің хронологиясын ескере отырып, қисынды дәйектілікпен орналастырылады. Көлемі ауқымды құжаттардың мазмұны жағынан жақын тармақтары тарауларға, бірнеше тараулар бөлімдерге, бөлімдер бөлімдерге біріктіріледі. Көлемі үлкен тарауларда параграфтар, бөлімдерде - кіші бөлімдер бөлінеді.
Тармақтар тармақшаларға бөлінуі мүмкін. Тармақтар мен тармақшалардың ішінде абзацтармен бөлінетін бөліктер болуы мүмкін.
Құжаттардың тармақтары, параграфтары, тараулары, кіші бөлімдері мен бөліктері нүкте арқылы араб цифрларымен мынадай түрде нөмірленеді: 1., 2., 3. және одан әрі.
Тармақтардағы тармақшалардың нөмірлері жақшасы бар араб цифрларымен мынадай түрде белгіленеді: 1), 2), 3) және одан әрі қарай.
Тармақтардың, тараулардың және бөлімдердің нөмірленуі толассыз, тармақтағы тармақшалардың, тараудағы параграфтардың, бөлімдегі кіші бөлімдердің нөмірленуі дербес болып табылады.
Абзацтарды дефистермен немесе өзге де белгілермен белгілеуге жол берілмейді.
30. Құжаттың мәтіні жазу машинкасында бір жарым жоларалық интервал арқылы немесе Times New Roman (Times New Roman) немесе Arial шрифтінің № 14 өлшеміндегі компьютерлік техника құрылғыларының көмегімен бір жоларалық интервал арқылы басылады. Жекелеген жағдайларда, сондай-ақ кестелерді, қосымшаларды, орындаушы туралы белгіні, ескертпелерді ресімдеу кезінде қаріп өлшемін және жоларалық аралықты өзгертуге жол беріледі.
Құжатты екі және одан да көп парақта ресімдеу кезінде екінші және одан кейінгі парақтар нөмірленеді. Нөмірлер араб сандарымен парақтың жоғарғы жиегінің ортасына тыныс белгілерінсіз қойылады.
Құжаттың мәтінінде аталған қосымшаның бар екендігі туралы белгіде парақтардың саны, даналары, орындалу тілі көрсетіледі. Құжаттың мәтінінде аталмаған қосымшаның бар екендігі туралы белгіде оның атауы, сондай-ақ бар болған жағдайда күні мен тіркеу нөмірі (индексі) қосымша көрсетіледі. Екі және одан да көп қосымшалар болған кезде олар нөмірленеді. Электрондық құжат айналымы үшін даналардың санын көрсету талап етілмейді.
Егер құжатқа қосымшалар кітапша қойылса, даналар саны көрсетіледі.
Егер құжатқа қосымшасы бар басқа құжат қоса берілсе, қосымшаның бар екендігі туралы белгіде осы құжаттың деректемелері және парақтардың жалпы саны көрсетіледі. Мысалы, "қосымша: Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің 2014 жылғы 15 қазандағы № 3-5/151 хаты және оған қосымша, барлығы 7 парақта, қазақ тілінде".
Егер қосымша құжатта көрсетілген барлық адресаттарға жіберілмесе, онда оның бар екендігі туралы белгіде қосымша қай адресатқа жіберілетіні көрсетіледі.
31. Құжаттың қағаз жеткізгіштегі қолтаңбасы мыналарды қамтиды:
1) құжатқа қол қойған тұлға лауазымының атауы, құрылымдық бөлімшенің немесе ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкіде рәсімделмеген болса);
2) жеке қолы және қолының толық жазылуы (аты-жөні және Тегі).
Құжатқа жарыққа төзімді сиямен қол қойылады. Құжаттың түпнұсқасына факсимиле қою арқылы қол қоюға жол берілмейді.
Ұйымның құжаттарына қол қою құқығы Қазақстан Республикасының заңнамасына, ұйымның құрылтай құжаттарына, ұйым басшысының ұйым атынан белгілі бір іс-әрекеттерді орындауға өкілеттік беру туралы өкімдік құжаттарына немесе сенімхаттарға сәйкес айқындалады.
Электрондық құжат осы құжатқа қол қоюға өкілеттігі бар тұлғаның электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылады.
Құжаттың (хаттың) демалысына қол қойылуға тиіс. Құжаттың (хаттың) босатылуын құжаттың көшірмесімен ауыстыруға жол берілмейді. Құжатқа лауазымдары тең екі және одан да көп тұлға қол қойған кезде олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің ресми атауларының әліпбилік тәртібімен орналастырылады.
Құжатқа бірнеше лауазымды тұлға қол қойған кезде олардың қойған қолдары лауазымдардың қызметтік иерархиясының кішіреюіне сәйкес бірінен соң бірі орналастырылады.
Комиссия жасаған құжатта құжатқа қол қойған тұлғалар лауазымдарының атаулары емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі.
Ұйымның алқалы органдарының (алқалардың, кеңестердің, мәслихаттардың, басқармалардың) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етуші және жазба жүргізген адам) қол қояды. Ұйымның және оның құрылымдық бөлімшелерінің аппараттық (жедел) кеңестерінің хаттамаларына төрағалық етуші тұлға қол қояды.
Егер құжаттың жобасында қолы дайындалған лауазымды адам болмаса, онда құжат оның міндетін атқарушы тұлғаға қайта ресімделуге жатады. Құжатқа "үшін" деген көмекші сөзбен қол қоюға немесе лауазым атауының алдына қиғаш сызық қоюға жол берілмейді.
32. Құжат жобасын келісу құжатқа бұрыштама (ішкі келісу) немесе келісу грифімен (сырттай келісу немесе ұйымның консультативтік-кеңесші және қоғамдық органдарымен келісу) ресімделеді. Электрондық құжат үшін келісу электрондық цифрлық қолтаңба арқылы жүргізіледі.
Ішкі келісу кезінде құжаттарға орындаушы (жауапты орындаушы), оның бөлімшесінің басшысы, басқа да мүдделі лауазымды адамдар, міндеттерді бөлуге сәйкес Ұйым басшысының орынбасары бұрыштама қояды.
Визалар ұйымда қалатын қағаз құжаттардың даналарына, қолдың төменгі бетінің оң жағына қойылады. Өкімдік құжаттардың жобаларына бұрыштама бірінші данасына қойылады. Өкімдік құжаттардың жобаларына соңғы парақтың сырт жағына бұрыштама қоюға жол беріледі.
Бұрыштама бұрыштама қоюшының қолын, күнін, Қолтаңбаның толық жазылуын (аты-жөні, тегі), бұрыштама қоюшы лауазымының атауын қамтиды. Құжат жобасына ескертулер, ерекше пікірлер мен толықтырулар жеке парақта ресімделеді, бұл туралы құжат жобасында тиісті белгі қойылады.
Құжатты сырттай келісу келісу грифімен ресімделеді, ол құжаттың соңғы парағының сол жақ төменгі бұрышына орналастырылады және "КЕЛІСІЛДІ" деген сөзден, сондай-ақ құжат келісілетін тұлға лауазымының атауынан (ұйымның атауын қоса алғанда), жеке қолынан және оның толық жазылғаннан (аты-жөні мен тегі), келісу күнінен тұрады.
Қараңыз: 2019 жылғы 15 наурыздағы № 540752 сұраққа ҚР Мәдениет және спорт министрінің 2019 жылғы 19 наурыздағы жауабы dialog.egov.kz)"мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының нормаларын түсіндіруге қатысты"
Құжат лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалармен келісілген кезде келісу грифтері ұйымдардың ресми атауларының әліпбилік ретімен бір деңгейде орналастырылады. Құжатты бірнеше лауазымды адам келіскен кезде келісу грифтері лауазымдардың қызметтік иерархиясының кішіреюіне сәйкес орналастырылады.
Егер келісу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келісу грифінде құжаттың түрі, ұйымның атауы ілік септігінде, құжаттың күні мен нөмірі (индексі) көрсетіледі.
Құжатты бірнеше ұйыммен сырттай келісу осы Қағидаларға 5-қосымшаға сәйкес нысан бойынша келісу парағымен ресімделеді.
33. Құжатты бекіту грифі құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады және кіші әріптермен ресімделеді.
Құжатты нақты лауазымды тұлға бекіткен кезде бекіту грифі мынадай элементтерден тұрады: "бекітемін" деген сөз, лауазымның атауы, Қолы, Қолтаңбаның толық жазылуы және бекіту күні.
Құжатты лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалар бекіткен кезде бекіту грифтері ұйымдар атауларының әліпбилік ретімен бір деңгейде орналастырылады.
Құжат қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен бекітілген кезде бекіту грифі "бекітілді" ("бекітілді", "бекітілді", "бекітілді") деген сөзден, өкімдік құжаттың шығармашылық септіктегі түрінен, оның күні мен нөмірінен тұрады.
34. Бұрыштама құжаттың бірінші парағының жоғарғы бөлігінде мәтіннен бос орынға орналастырылады. Бұрыштаманың құрамына Орындаушының(орындаушылардың) есімінің бас әріптері(лері) мен тегі, тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындалу мерзімі, бұрыштама авторының қолы және күні кіреді.
Бұрыштама қойған адамның қолының астына кіріс тіркеу нөмірін (индексін), келіп түскен күнін және бұрыштама тиесілі құжаттың деректемелері туралы белгілерді (авторды, құжаттың шығыс нөмірі мен күнін) көрсете отырып, бұрыштаманы жеке бланкіде (фишкада) ресімдеуге жол беріледі. Басқа ұйымдарға жіберілетін бұрыштама түріндегі тапсырмаларды БҚҚ қызметі тіркейді.
Ұйғарылған іс-әрекеттерді қосымша көрсетуді талап етпейтін және белгіленген орындау мерзімдері бар құжаттарда бұрыштамада Орындаушы, бұрыштама авторының қолы, күні көрсетіледі.
Тапсырма екі және одан да көп тұлғаға берілген жағдайда, егер бұрыштамада өзгеше белгіленбесе, тапсырмада бірінші көрсетілген тұлға негізгі орындаушы болып табылады.
35. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі "Бақылау", "Бақылауға алынды" деген сөздермен немесе мөртабандармен белгіленеді және құжаттың бірінші парағының сол жақ жоғарғы жағына мәтін жолағынан тыс қойылады.
36. Құжат көшірмесінің түпнұсқаға сәйкестігін куәландыру үшін "қолы" деген деректеменің төменгі жағына "көшірмесі дұрыс" (тырнақшасыз) деген КУӘЛАНДЫРУ ЖАЗБАСЫ, көшірмесін куәландырған тұлға лауазымының атауы, жеке қолы, қол қойған адамның қолының толық жазылуы (аты-жөні және Тегі), ұйым мөрінің бедері (бар болса), куәландырылған күні қойылады.
37. Электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі бастапқы құжаттың электрондық құжат болып табылатыны және электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің оң нәтижесі алынғаны көрсетіле отырып куәландырылады. Электрондық құжаттың қағаз жеткізгіштегі көшірмесін куәландыру және электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру нәтижесі туралы ақпаратты түсіру үшін "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс."(электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі айқындалды) және парақтардың саны мен куәландырушы адамның қолтаңбасы үшін жолдар көрсетіле отырып жүргізіледі.
38. Құжаттың электрондық көшірмесі:
1) орындаушы - электрондық құжаттың жобасын жасау кезінде қағаз жеткізгіштегі қосымша құжаттарды салған жағдайда;
2) қағаз жеткізгіште ғана келіп түскен құжатты тіркеу кезінде - мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің қызметкері куәландырады.
ЭҚЖ арқылы жасалған электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесін куәландыру өкілеттігіне мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің және пошта операторының қызметкерлері ие болады.
Электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі:
1) құжаттың мәтіні;
2) электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің нәтижелері көрсетілген "электрондық құжаттың көшірмесі" міндетті белгісі болуға тиіс;
3) Алынған ақпараттық жүйенің атауы; ;
4) қағаз көшірмесін жасау күні;
5) " * * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс."(электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі айқындалды), парақтардың саны және куәландырушының қолы.
39. Құжаттың орындаушысы туралы белгі "орынд." деген қысқартылған сөзді, құжатты орындаушының аты-жөнін және тегін, оның телефон нөмірін, оның ішінде ішкі нөмірін, электрондық поштасының мекенжайын (бар болса) қамтиды және құжаттың соңғы парағының алдыңғы немесе сыртқы бетінің төменгі сол жақ бұрышында орналастырылады.
40. Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі орындалғанын куәландыратын құжаттың нөмірі мен күніне сілтемені (мұндай құжат болмаған кезде - орындалғаны туралы қысқаша мәліметтер), "іске" деген сөздерді, құжат сақталатын істің нөмірін қамтиды.
Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі құжаттың бірінші парағының бастапқы бетінің төменгі жиегіне қойылады, оған орындаушы іске жіберілген күнін көрсете отырып қол қояды.
41. Құжаттың жасалған бағдарламалық қамтылымының атауын және нұсқасын қамтитын, құжаттың әрбір парағының беткі жағына қойылатын белгі (колонтитул) қағаз жеткізгіштегі құжаттың электрондық көшірмесінің сәйкестендіргіші болып табылады.
42. Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі құжаттың бірінші парағының бастапқы бетінің оң жақ төменгі бұрышына қойылады және кіріс құжаттың реттік нөмірін және келіп түскен күнін (қажет болған жағдайда - сағаты мен минутын) қамтиды.
43. Электрондық құжат екі бөліктен тұрады: мазмұндық және деректемелік.
Электрондық құжаттың мазмұндық бөлігі мынадай форматтағы бір немесе бірнеше файлдан тұрады:
1) PDF, PDF / A-1, TIFF, JPEG, JPG - графикалық формат;
2) RTF, DOCX-мәтіндік формат;
3) XLS, XLSX-кесте пішімі;
4) PPT, PPTX презентациялары;
5) RAR, ZIP - мұрағатталған формат.
Қазақстан Республикасы Президентінің актілері жобаларының мазмұндық бөлігі ЭҚЖ-да тек PDF форматында қалыптастырылады.
Электрондық құжаттың мазмұндық бөлігінде мынадай деректемелер бар:
1) жөнелтуші ұйымның ресми атауы;
2) Ұйым туралы анықтамалық деректер (заңды мекенжайы, телефоны, факсы, ұйымның электрондық мекенжайы (бар болса));
3) құжат түрінің атауы;
4) кіріс құжаттың тіркеу нөмірі мен күніне сілтеме;
5) құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жері;
6) адресат;
7) құжатты бекіту грифі (бар болса);
8) мәтіннің тақырыбы (бар болса);
9) құжаттың мәтіні;
10)орындаушы туралы белгі (Орындаушының тегі және телефоны) (Қазақстан Республикасының Ұлттық қауіпсіздік органдарында орындаушының аты-жөні және телефоны көрсетіледі);
11) электрондық цифрлық қолтаңба.
Электрондық құжаттың деректемелік бөлігі электрондық тіркеу бақылау карточкасын (бұдан әрі - ЭТБК) жасау арқылы қалыптастырылады, онда мынадай деректемелер пайдаланылады:
1) құжат түрінің атауы;
2) Құжаттың тіркеу нөмірі;
3) істер номенклатурасының индексі;
4) оның көмегімен құжат жасалған бағдарламалық қамтылымның атауы мен нұсқасы;
5) электрондық цифрлық қолтаңба;
6) мәселенің сипаты;
7) негізгі құжат пен қосымшалар парақтарының саны;
8) адресат-мемлекеттік органның атауы (Қазақстан Республикасы Ұлттық қауіпсіздік комитетінде аумақтық органдарды қоспағанда, бөлімшелердің атаулары кодтарға сәйкес көрсетіледі);
9) адресат лауазымының атауы (бар болса);
10) адресаттың тегі (бар болса);
11)Орындаушының Тегі (Қазақстан Республикасының Ұлттық қауіпсіздік органдарында орындаушының аты-жөні көрсетіледі);
12) Орындаушының телефон нөмірі;
13) бақылау туралы белгі;
14) құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі;
15) қағаз құжат түпнұсқасының, электрондық құжаттың қағаз көшірмесінің болуы немесе болмауы туралы белгі.
Қосымша деректемелерді пайдалану осы Қағидаларға сәйкес құжат түріне байланысты айқындалады.
44. Ұйымдар арасында электрондық құжаттар алмасу кезінде міндетті деректемелер тізбесі мен электрондық құжаттың электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалану тәртібі "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7 қаңтардағы Заңының нормаларын сақтай отырып, Қазақстан Республикасының 1994 жылғы 27 желтоқсандағы Азаматтық кодексіне, осы Қағидаларға сәйкес мәмілелердің жазбаша нысандарымен белгіленеді.
45. Электрондық құжаттар ҚР СТ " құжаттаманы басқару. Ұзақ мерзімді сақтау үшін электрондық құжат файлдарының форматы. 1 бөлім. PDF 1.4 (PDF/A-1) Пайдалану".
Параграф 3. Бұйрықтарды дайындау және рәсімдеу
46-тармаққа ҚР Үкіметінің 30.11.20 ж. № 809 қаулысына сәйкес өзгерістер енгізілді (ескі қараңыз. ред.)
46. Бұйрықтармен осы Қағидалардың 6-7-қосымшаларына сәйкес нысандар бойынша құқықтық сипаттағы, сондай-ақ Ұйым қызметінің жедел, ұйымдастырушылық, кадрлық және басқа да мәселелері бойынша шешімдер ресімделеді.
Бұйрықтың деректемелері:
1) осы Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;
2) ұйымның ресми атауы;
3) құжат түрінің атауы;
4) бұйрықтың күні;
5) бұйрықтың тіркеу нөмірі;;
6) бұйрық шығарылған жер;
7) мәтінге тақырып;
8) мәтін;
9) қолы;
10) бұйрықты келісу туралы белгі;
11) ұйым мөрінің бедері.
Құрылымдық бөлімшелер ұйым басшысының, оның орынбасарының тапсырмалары негізінде немесе бастамашылық тәртіппен бұйрықтардың жобаларын дайындайды және енгізеді. Кадр мәселелері жөніндегі бұйрықтардың жобаларын Қазақстан Республикасының еңбек заңнамасына сәйкес кадр қызметі дайындайды.
Бұйрықтардың жобаларына және оларға қосымшаларға орындаушы және оның тікелей және жетекшілік ететін басшылары, сондай-ақ бұйрықтардың жобасында құзыретінде көрсетілген мәселелерді қозғайтын тапсырмалар мен тапсырмалар көзделген құрылымдық бөлімшелердің басшылары бұрыштама қояды.
Бұйрықтың жобасы бойынша келісу кезінде туындайтын қарсылықтар жобаға қоса берілетін анықтамада баяндалады. Егер келісу процесінде бұйрық жобасына қағидаттық сипаттағы өзгерістер енгізілсе, онда ол пысықталады және қайта келісуден өтеді.
Мемлекеттік органдардың бұйрықтары қазақ тілінде әзірленеді және қабылданады, қажет болған жағдайда оларды әзірлеу мүмкіндігінше басқа тілдерге аудару қамтамасыз етіле отырып, орыс тілінде жүргізілуі мүмкін. Бұйрықтардың және оларға қосымшалардың парақтары әр парақтың жоғарғы бөлігінде ортасынан тура нөмірленіп нөмірленеді.
Бұйрықтар күнтізбелік жыл шегінде реттік нөмірмен нөмірленеді. Негізгі қызмет, жеке құрам бойынша бұйрықтар тиісті журналдарда (деректер базасында) жеке тіркеледі. Жеке құрам бойынша бұйрықтың реттік нөміріне дефис арқылы "л/с" немесе "к"литерлері қосылады.
Бұйрықтардың көшірмелері немесе олардың көбейтілген даналары куәландыру күнін көрсете отырып, мөрмен расталады және орындаушы жасайтын және қол қоятын тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға жіберіледі.
Бұйрықтың мәтіні айқындаушы (кіріспе) және өкімдік екі бөліктен тұрады.
Айқындаушы бөлікте (кіріспеде) бұйрықты шығаруға негіз болған мақсаттар мен міндеттер, фактілер мен оқиғалар қысқаша баяндалады. Егер бұйрық басқа құжаттың негізінде шығарылса, онда айқындаушы бөлікте осы құжаттың атау септігінде, оның авторы, күні, нөмірі және тақырыбы көрсетіледі. Әділет органдарында тіркелген нормативтік құқықтық актіге сілтеме жасау кезінде оның Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде тіркелген нөмірі қосымша көрсетіледі.
Бұйрық жобаларындағы кіріспе "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзбен аяқталады, ол бас әріптермен, жартылай қалың қаріппен жазылады. Оны басқа жолға ауыстыруға жол берілмейді.
Өкімдік бөлік әрбір іс-қимылды Орындаушыны және орындау мерзімдерін көрсете отырып, ұйғарылған іс-қимылдардың тізбесінен тұрады. Қажет болған жағдайда өкімдік бөлік тармақтарға, тармақшаларға және абзацтарға бөлінеді.
Біртекті сипаттағы іс-әрекеттер бір тармақта санамалануы мүмкін. Орындаушылар ретінде құрылымдық бөлімшелер немесе нақты лауазымды тұлғалар көрсетіледі. Бұйрықтың орындалуын бақылау жүктелетін бөлімше немесе лауазымды тұлға туралы мәліметтер өкімдік бөлімнің соңғы тармағында көрсетіледі.
Қызметкерлерді кадр мәселелері жөніндегі бұйрықтармен таныстыру "құжатты келісу туралы белгі" деректемесінен төмен немесе бұйрықтың сыртқы жағында қойылатын қызметкерлердің қолымен, тегімен және аты-жөнімен куәландырылады.
Егер бұйрық қосымшамен толықтырылса, онда бұйрықты қосымшамен толықтыру туралы мәтін енгізіледі. Бұйрыққа бір қосымша болатын жағдайларды қоспағанда, қосымшаларға сілтеме жасау кезінде қосымшалардың кесімнің мәтінінде аталуы тәртібімен берілетін қосымшалардың нөмірлері көрсетіледі. Қолданбаға сілтеме қосымшаның атауына сәйкес келуі керек. "Құжатқа қосымшаның бар екендігі туралы белгі" деген деректеме бұйрық мәтінінен кейін дербес ресімделмейді.
Егер бір парақтан тұратын бұйрық ұйымның бланкісінде ресімделсе, "қолы" деген деректемеде құжатқа қол қоятын тұлға лауазымының толық атауы көрсетілмейді.
Бірлескен бұйрықтарда лауазымның толық атауы, бірлесіп қол қоятын тұлғалардың тегі мен аты-жөні көрсетіледі.
Параграф 4. Хаттаманы дайындау және ресімдеу тәртібі
47. Хаттама осы Қағидаларға 8-қосымшаға сәйкес нысан бойынша кеңес (отырыс, жиналыс) кезінде жүргізілген жазбалардың, ұсынылған баяндамалар мен сөйлеген сөздердің тезистерінің, анықтамалардың, шешімдер жобаларының және басқа да материалдардың негізінде жасалады.
Ұйым ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын хаттама бланкіде ресімделмейді.
Хаттама деректемелері:
1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауы;
2) құжат түрінің атауы;
3) күні;
4) хаттаманың тіркеу нөмірі;
5) хаттама шығарылған жер;
6)бекіту грифі (кейбір жағдайларда);
7) хаттаманың тақырыбы;
8) мәтін;
9) қолы.
Хаттамалар толық немесе қысқаша нысанда ресімделеді.
Хаттаманың толық мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі.
Кіріспе бөлімде хаттаманың тақырыбынан кейін: отырыс (жиналыс) төрағасының (төрағалық етушінің) және хатшының аты-жөні мен тегі, қатысушылардың тізімі (егер қатысушылардың саны 10 адамнан асса, қатысушылардың тізімі хаттамаға қосымшада ресімделеді) көрсетіледі.
Консультативтік-кеңесші орган отырысының хаттамасында қатысқан мүшелер әліпбилік тәртіппен тегі бойынша дербес санамаланады. Олардан кейін лауазымы мен ұйымның атауын көрсете отырып, шақырылғандардың тегі жазылады.
Кіріспе бөлім күн тәртібінің әрбір тармағы бойынша баяндамашыны (оның есімінің бас әріптері, тегі, лауазымы) көрсете отырып, маңыздылығы ретімен санамаланған күн тәртібімен (қаралатын мәселелердің тізбесімен) аяқталады. Әрбір мәселе абзацтан басылады, араб санымен нөмірленеді және оның атауы "туралы", "туралы"деген сылтаумен басталады. Күн тәртібі хаттамаға қосымшамен ресімделген жағдайда, хаттамада мәтіннің алдында "күн тәртібі қоса беріледі"деген жазу жазылады.
Хаттаманың негізгі бөлігі күн тәртібінің тармақтарына сәйкес келетін бөлімдерден тұрады. Әр бөлім үш бөліктен тұрады: "тыңдалды", "сөз сөйледі", "ҚАУЛЫ ЕТТІ" ("шешті"), олар сол жақ жиектен бас әріптермен басылады.
Қабылданған шешім толық басылып шығарылады, қажет болған жағдайда дауыс берудің қорытындылары келтіріледі.
Талқылау кезінде айтылған ерекше пікірдің мазмұны хаттама мәтінінде тиісті қаулыдан (шешімнен) кейін жазылады.
"Тыңдалды" бөлімінде баяндамашының есімінің бас әрпі мен тегі келтіріледі, баяндамалар мен сөйлеген сөздердің негізгі мазмұны хаттама мәтінінде орналастырылады немесе оған қоса беріледі, соңғы жағдайда мәтінде "сөйлеген сөздің мәтіні қоса беріледі"деген ескерту ресімделеді.
"Тыңдалды" бөлімінде сөз сөйлеу мәтіні жазылады. Мәтіннің басында жаңа жолдан бастап атау септігінде сөз сөйлеушінің есімінің бас әрпі мен тегі көрсетіледі. Сөз сөйлеу жазбасы тегінен сызықша арқылы бөлінеді. Сөйлеу жекеше түрдің үшінші жағынан баяндалады. Егер сөз сөйлеу жазбасы немесе баяндама мәтіні хаттамаға қосымша түрінде ресімделсе, тегінен кейін "сөз сөйлеу жазбасы қоса беріледі", "баяндама мәтіні қоса беріледі"деп көрсетіледі.
"Сөз сөйлегендер" деген бөлімде сөз сөйлеушілердің есімдерінің инициалдары, тектері, сөз сөйлеулерінің мазмұны отырыста айтылған ретпен көрсетіледі.
Баяндамашыға, сөз сөйлеушілерге қойылатын сұрақтар және олардың жауаптары олардың түсуіне қарай хаттамаланады және сол ретпен жазылады, бұл ретте "Сұрақ", "Жауап" деген сөздер жазылмайды, сұрақ немесе жауап келіп түскен адамның атының бас әрпі мен тегі көрсетіледі.
"ҚАУЛЫ ЕТТІ" ("ШЕШТІ") бөлімінде талқыланатын мәселе бойынша қабылданған шешім көрсетіледі. Шешім бөлігінде белгісіз формадағы етістіктер қолданылады.
Қысқаша Хаттаманың мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлігінде күн тәртібі көрсетілмейді.
Қысқаша хаттаманың негізгі бөлігі қаралатын мәселелердің атауын және олар бойынша қабылданған шешімдерді қамтиды.
Мәселенің атауы нөмірленеді және "туралы" деген сылтаумен басталады, жолдың ортасына тураланады және соңғы жолдың астына бір сызықпен сызылады. Сызықтың астында осы мәселені талқылау кезінде сөз сөйлеген лауазымды адамдардың тегі көрсетіледі. Содан кейін мәселе бойынша қабылданған шешім көрсетіледі.
Хаттаманың тақырыбына алқалы қызмет түрін көрсету және алқалы органның атауы атау септігінде кіреді (мысалы: қызметкерлер жиналысы, кеңес отырысы).
Хаттамаға төраға мен хатшы (төрағалық етуші және жазба жүргізген адам) қол қояды. Отырыстың Күні хаттаманың күні болып табылады. Егер ол бірнеше күнге созылса, онда сызықша арқылы отырыстың басталу және аяқталу күні көрсетіледі.
Хаттамаларға іс жүргізу жылы шегінде хаттамалардың әрбір тобы бойынша жеке - жеке реттік нөмірлер беріледі-жиналыстар, алқалар отырыстарының хаттамалары, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестердің хаттамалары және басқалар. Бірлескен отырыстардың хаттамаларында отырысқа қатысқан ұйымдар хаттамаларының реттік нөмірлерін қамтитын құрамдас нөмірлер болады.
Хаттамалардың көшірмелері немесе қабылданған шешімдер хаттамалардан үзінді көшірмелер түрінде мүдделі ұйымдар мен лауазымды адамдарға тарату көрсеткішіне сәйкес жіберіледі. Құрылымдық бөлімшенің басшысы бекітетін тарату көрсеткішін мәселені қарауды дайындаған бөлімшенің жауапты орындаушысы жасайды және қол қояды. Хаттамалардың көшірмелері және олардан үзінді көшірмелер ұйымның мөрімен (бар болса) куәландырылады.
Параграф 5. Актіні дайындау және ресімдеу тәртібі
48. Актінің мазмұны белгіленген фактілерді немесе оқиғаларды растайтын ақпарат болып табылады (жұмыстарды тапсыру-қабылдау; материалдық құндылықтарды, құжаттарды қабылдау-беру; объектілерді өрт қауіпсіздігі, еңбек жағдайлары тұрғысынан тексеру; үлгілерді, жүйелерді, технологияларды сынау (пайдалануға беру); Материалдық құндылықтарды, құжаттарды жоюға бөлу; белгіленген қағидаларды (талаптарды)бұзу; аварияларды, жазатайым оқиғаларды тергеп-тексеру; ұйымды тарату; орындалған жұмыстар; бас тарту; қарап тексеру; салыстырып тексеру; қызметтер көрсету және басқалар). Актіні осы фактіні растайтын бірнеше адам жасайды.
Акт осы Қағидаларға 9-қосымшаға сәйкес нысан бойынша бланкіде ресімделеді. Ұйым ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын Акт бланкіде рәсімделмейді.
Актінің деректемелері:
1) осы Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;
2) ұйымның ресми атауы;
3) құжат түрінің атауы;
4) күні;
5) актінің тіркеу нөмірі (индексі);
6) актіге қол қою орны;
7)бекіту грифі (кейбір жағдайларда);
8) актінің тақырыбы;
9) мәтін;
10) қолы.
Актінің мәтіні кіріспеден және айқындаушы бөліктен тұрады.
Кіріспеде акт жасау үшін негіздеме көрсетіледі, құрастырушылар және оған қатысқан адамдар санамаланады.
Актінің айқындаушы бөлігі белгіленген фактілердің мәнін, тексеру жүргізілген әдістерді, оның нәтижелерін, сондай-ақ комиссияның қорытындыларын, ұсыныстарын, қорытындыларын қамтиды. Қажет болған кезде актінің айқындаушы бөлігінің мәтіні тармақтарға бөлінеді.
Айқындаушы бөліктің соңында акт даналарының саны және әрбір дананың орналасқан жері көрсетіледі, одан кейін актіге қосымшалардың бар екендігі туралы белгі (егер олар бар болса) ресімделеді.
Айқындаушы бөліктің соңында акт даналарының саны және әрбір дананың орналасқан жері туралы белгі, одан кейін - актіге қосымшалардың бар екендігі туралы белгі (егер олар бар болса) ресімделеді.
Актіге төраға және комиссия мүшелері не актіні жасаған тұлға (тұлғалар) қол қояды. Актіге қол қоятын тұлғалардың тегі, аты-жөні әліпбилік тәртіппен тегі бойынша ресімделеді, олардың лауазымы көрсетілмейді.
Адамдарды актімен таныстыру қол қою арқылы жүргізіледі. Актінің мазмұнымен келіспейтін адам оған ескертпемен және өзінің келіспеу себептерімен қол қояды. Комиссия мүшесінің ерекше пікірі жеке парақта ресімделеді және актіге қоса беріледі.
Параграф 6. Анықтаманы дайындау және ресімдеу тәртібі
49. Анықтаманың мазмұны фактілер, оқиғалар немесе мәліметтер сипатталатын ақпарат болып табылады. Ұйымнан тыс жерлерге жіберілетін анықтамалар жалпы бланкіде жасалады. Ішкі анықтама бланкіні қолданбай қағаздың ақ парақтарында ресімделеді.
Анықтама осы Қағидаларға 10-11-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша ресімделеді.
Анықтаманың деректемелері:
1) осы Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;
2) ұйымның ресми атауы;
3) құжат түрінің атауы;
4) күні;
5) анықтаманың тіркеу нөмірі (индексі);
6) басылым орны;
7) адресат;
8) мәтінге тақырып;
9) мәтін;
10) қолы;
11) келісу туралы белгі (қажет болған жағдайда);
12)мөр бедері (бар болса);
13) орындаушы туралы белгі болуға тиіс.
Азаматтарға жұмыс орнын, лауазымын, жалақысын және басқа да мәліметтерді растау туралы берілетін анықтамалардың мәтіндері мәліметтер хабарланатын адамның тегін, атын, әкесінің атын (бар болса) атау септігінде көрсете отырып басталады. Мәтіннің соңында немесе оң жақ жоғарғы бұрышында анықтама берілетін ұйым көрсетіледі.
Мұндай анықтаманың мәтінінде "осы анықтама", "расында тұрады (оқиды, жұмыс істейді)"деген айналымдар пайдаланылмайды.
Егер анықтамаға орындаушы қол қойған жағдайда, онда "орындаушы туралы белгі" деректемесі көрсетілмейді.
Параграф 7. Хатты дайындау және рәсімдеу тәртібі
50. Хат осы Қағидаларға 12-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйымның хат бланкісінде ресімделеді және мынадай деректемелерді қамтиды:
1) осы Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;
2) ұйымның ресми атауы;
3) күні;
4) хаттың шығыс тіркеу нөмірі (индексі);
5)кіріс құжаттың тіркеу нөміріне және күніне сілтеме (Егер бұл жауап болса);
6) адресат;
7) мәтінге тақырып;
8) мәтін;
9) қосымшаның болуы туралы белгі;
10) қолы;
11) келісу туралы белгі (қажет болған жағдайда);
12) орындаушы туралы белгі болуға тиіс.
Екі және одан да көп ұйымдардың басшылары қол қоятын қызметтік хаттар А4 форматындағы қағаз парағында ресімделеді. Бұл ретте хатқа қол қойған ұйымдардың атауы туралы деректер "қолы"деректемесіндегі лауазымның атауына енгізіледі.
Хаттың келісілгені туралы белгі хаттың босатылуына қойылады.
Хаттың мәтіні бір немесе екі мағыналық бөліктен тұрады. Бір бөліктен тұратын хат - бұл түсіндірмесі жоқ өтініш, кіріспесі жоқ ескерту, негізі жоқ хабарлама.
Егер хаттың мәтіні айқындаушы және қорытынды бөліктерден тұратын болса, бірінші бөлікте хатты жасаудың себебі, негізі немесе негіздемесі баяндалады, хатты дайындауға негіз болып табылатын құжаттарға сілтемелер келтіріледі, екінші бөлікте - тұжырымдар, ұсыныстар, өтініштер, шешімдер орналастырылады.
Мәтіннің кері құрылымы (қорытынды - айқындама) бас тарту хаттарында болуы мүмкін.
Хаттарда баяндаудың келесі нысандары қолданылады:
1)көпше түрдің бірінші жағынан (мысалы: "ұсынуды сұраймыз", "сіздерге жолдаймыз");
2) жекеше түрдің бірінші жағынан (мысалы: "жіберуді сұраймын","қажет деп санаймын");
3) жекеше түрдің үшінші жағынан (мысалы: "министрлік қарсы емес").
3 тарау. Құжаттаманы басқару тәртібі, Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжат айналымын ұйымдастыру
Параграф 1. Кіріс құжаттарын өңдеу тәртібі
51. Ұйымға келіп түсетін құжаттар бастапқы өңдеуден, алдын ала қараудан, тіркеуден, басшылықтың қарауынан өтеді және орындаушыларға жеткізіледі.
52. Құжаттарды қабылдауды, бастапқы өңдеуді және алдын ала қарауды БҚҚ қызметі орталықтандырып жүзеге асырады.
53. Кіріс құжаттарды бастапқы өңдеу мақсаты бойынша жеткізудің дұрыстығын, буып-түю мен салымдардың тұтастығын тексеру, құжаттардың ұйымға келіп түсу фактісін тіркеу және оларды мақсаты бойынша беруге дайындау болып табылады.
Құжат жиынтықталмаған немесе бүлінген жағдайда оның соңғы парағының төменгі жиегіне ТБН-ге тиісті белгілер қойылады және үш данада еркін нысандағы акт жасалады. Бір данасы жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі БҚҚ қызметінде қалады, үшіншісі құжатты орындаушыға беріледі.
Конверттер жөнелтушінің мекенжайы, құжаттың жөнелтілген және алынған күні ғана анықталған жағдайларда, сондай-ақ жеке құжаттар келіп түскен кезде жойылмайды.
"Жеке өзіне" деген белгісі бар конверттер ашылмай мақсаты бойынша беріледі. Қате жеткізілген хат-хабарлар пошта бөлімшесіне қайтарылады.
54. Құжаттарды алдын ала қарау кезінде оларды Тіркелетін және тіркелмейтін құжаттарға сұрыптау жүргізіледі. Тіркелмейтін құжаттардың тізбесі осы Қағидаларға 13-қосымшаға сәйкес БҚҚ қызметінде тіркеуге жатпайтын құжаттардың үлгі тізбесі негізінде әзірленеді және оны Ұйым басшысы бекітеді.
Тіркелмейтін құжаттар ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне беріледі.
55. Тіркелетін құжаттар ТБН-де тіркелгеннен кейін шешім қабылдау үшін ұйым басшылығының немесе құрылымдық бөлімшенің (лауазымды адамның) қарауына беріледі.
Келіп түскен құжат кідіріссіз орындалған жағдайда құжатты ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) басшылығы қарағанға дейін Орындаушыны оның мазмұнымен таныстыруға жол беріледі.
56. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері өз құзыреті шегінде құқықтық статистика және арнайы есепке алу саласында статистикалық қызметті жүзеге асыратын мемлекеттік орган белгілеген тәртіппен орталықтандырылып есепке алынады және ТБН-де ұйымға келіп түскен күні жалпы құжаттардан бөлек тіркеледі.
57. Алдын ала қарау кезінде келіп түскен құжаттар ұйым басшылығының міндетті түрде қарауын талап ететіндерге және оны талап етпейтіндерге бөлінеді. Басшылықтың міндетті түрде қарауын талап етпейтін құжаттар тікелей құрылымдық бөлімшелерге немесе жауапты орындаушыларға жіберіледі.
Келіп түскен құжатты кідіріссіз орындау қажет болған кезде құжатты ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) басшылығы қарағанға дейін Орындаушыны оның мазмұнымен таныстыруға жол беріледі.
58. Құжаттарды алдын ала қарау олардың мазмұнын, авторлығын, ұйымда белгіленген міндеттерді бөлу негізінде қойылған мәселелердің күрделілігі мен жаңалығын бағалау негізге алына отырып жүзеге асырылады.
59. Басшылықтың міндетті түрде қарауына Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасының Парламентінен, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінен, орталық және жергілікті мемлекеттік органдардан, жоғары тұрған ұйымнан келіп түскен құжаттар, жеке және заңды тұлғалардың өтініштері жатады.
60. Ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) басшылығы қараған құжаттар БҚҚ қызметіне қайтарылады, онда бұрыштаманың мазмұны ТБН енгізіледі, ал құжаттар орындаушыларға қол қойғызып беріледі.
Орындалуы ведомстволық бағынысты ұйымдарға (ұйымдарға) немесе бірнеше құрылымдық бөлімшелерге жүктелген құжат оларға ТБН - де тиісті белгі қойылған көшірмелерде бір мезгілде беріледі. Түпнұсқа бұрыштамада бірінші көрсетілген орындаушыға беріледі.
Келіп түскен жеделхаттар қабылданған күні мен уақыты көрсетіліп, қолхатпен қабылданады, тіркеледі, содан кейін басшылыққа қарауға және орындауға беріледі.
Келіп түскен телефонограмманың мәтінін алушы жазады (басып шығарады), тіркейді және жедел түрде жолданған басшыға береді.
Телефонограмманы қабылдау кезінде мынадай деректемелер ресімделеді: мәтін, жөнелтуші, құжат түрінің атауы, күні, нөмірі, құжатқа қол қойған тұлға лауазымының атауы, атының бас әрпі және Тегі. Бұдан басқа, телефонограмманы берген және қабылдаған адамдардың лауазымы мен Тегі, қабылдау-беру сағаты мен минуты көрсетіледі.
61. Мәселелерді қосымша құжаттарды жасамай шешкен кезде Орындаушы құжатқа және ТБН-ге келіп түскен күні (егер құжаттың келіп түсуі мен оны орындаушыға жеткізу арасында уақыт аралығы пайда болса), аралық орындау күні (мәліметтер сұрату, телефон арқылы сөйлесу және басқалар), түпкілікті орындаудың күні мен нәтижелері туралы белгі қояды.
62. Электрондық құжат келіп түскен кезде БҚҚ қызметі электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілтін және электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын) пайдалана отырып, сондай-ақ Қазақстан Республикасының Техникалық реттеу саласындағы заңнамасында белгіленген тәртіппен сәйкестікті растау рәсімінен өткен электрондық цифрлық қолтаңбаның төлнұсқалығын тексеру рәсімін жүргізеді.
63. Электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімін жүргізгеннен кейін электрондық цифрлық қолтаңбаның сәйкессіздігі (бұдан әрі - электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығын тексерудің теріс нәтижесі) анықталған жағдайда, электрондық құжат алынбаған деп есептеледі, бұл туралы электрондық құжатты алушы қызмет қызметкері қол қойған, "қабылданбаған" белгісі бар электрондық құжат болып табылатын хабарлама-түбіртекті жібереді Құжатты алмау себебін көрсете отырып, БҚҚ.
Электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімін жүргізгеннен кейін электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалылығын Растауды (белгілеуді) алған кезде (бұдан әрі - электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалылығын тексерудің оң нәтижесі) электрондық құжат бастапқы өңдеуге жатады.
64. Электрондық құжатты бастапқы өңдеу тексеруді қамтиды:
1) пайдаланылуы арқылы электрондық құжат куәландырылған электрондық цифрлық қолтаңбаның тіркеу куәліктерінің және электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілтінің жарамдылығын растайтын құжат қоса беріледі;
2) электрондық құжаттың барлық деректемелері;
3) электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалана отырып, электрондық құжат куәландырылған барлық тұлғалар мәртебесінің өкілеттіктері айқындалуға тиіс.
65. БҚҚ қызметі электрондық құжатты тіркеуді электрондық құжаттың жөнелтушіге тиесілігін және мазмұнының тұтастығын анықтаған кезде электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімін жүргізу және оның өкілеттіктері шегінде өзі шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде пайдаланылған мемлекеттік органның (ұйымның) лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасын тексерудің оң нәтижесін алу арқылы жүзеге асырады.
66. Тіркелетін құжаттар ТБН мен ЭТБК-да тіркелгеннен кейін шешім қабылдау үшін ұйым басшылығының немесе құрылымдық бөлімшенің (лауазымды адамның) қарауына беріледі.
Келіп түскен құжатты кідіріссіз орындау қажет болған кезде құжатты ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) басшылығы қарағанға дейін Орындаушыны оның мазмұнымен таныстыруға жол беріледі.
67. Қағаз жеткізгіште ғана жіберілген кіріс құжаты келіп түскен кезде ЭҚЖ қатысушысы келіп түскен құжатты және оның барлық қосымшаларын бір форматтағы бір электрондық файлға (электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған электрондық құжат) электрондық-цифрлық нысанға жаңғыртады (сканерлейді).
68. Электрондық құжатты алу және тіркеу ЭҚЖ-да жөнелтушіге нақты жеткізілгені туралы деректерді және мынадай белгілерді қамтитын хабарлама - түбіртек - электрондық құжатты (бұдан әрі-хабарлама-түбіртек)беру арқылы расталады:
1) хабарлама-түбіртекті жөнелтуші туралы деректер;
2) электрондық құжатты алу күні, уақыты;
3) электрондық құжатты алушының ЭҚЖ-да берілген тіркеу күні мен тіркеу нөмірі көрсетіледі;
4) алушы мемлекеттік органның (ұйымның) БҚҚ қызметі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасы (электрондық құжат тіркелгеннен кейін);
5) алушы мемлекеттік органның (ұйымның) жауапты орындаушысы туралы деректер.
Алушы мемлекеттік орган (ұйым) электрондық құжаттың жауапты орындаушысы туралы деректердің өзектілігі мен анықтығын қамтамасыз етеді.
69. Егер жөнелтуші электрондық құжатты алғаны туралы хабарлама-түбіртекті алмаса, электрондық құжат алушыға жеткізілмеді деп есептеледі.
70. Егер жөнелтуші хабарлама-түбіртекті электрондық құжатты жібергеннен кейін бір жұмыс күні ішінде алмаса, онда жөнелтуші алушыны өзге байланыс құралдарының көмегімен электрондық құжатты алғанын растаудың жоқтығы туралы хабардар етеді.
Электрондық құжат форматында тіркелген және өңдеуде тұрған қағаз құжат келіп түскен кезде БҚҚ қызметі қағаз құжатқа құжаттың келіп түскені туралы белгі қояды. Осы құжаттың бұрын құрылған электрондық тіркеу карточкасында Қағаз құжаттың бар екендігі туралы белгі қойылады.
71. Ұйым (құрылымдық бөлімше) басшылығы қараған құжаттар БҚҚ қызметіне қайтарылады, онда ТБН мен ЭТБК-ға қарарлардың мазмұны енгізіледі, ал құжаттар орындаушыларға беріледі.
Орындалуы ведомстволық бағынысты ұйымдарға (ұйымдарға) және (немесе) бірнеше құрылымдық бөлімшелерге жүктелген құжат оларға ТБН - де және ЭТБК - да тиісті белгі қойылған көшірмелерде бір мезгілде беріледі. Түпнұсқа бұрыштамада бірінші көрсетілген орындаушыға беріледі.
Параграф 2. Шығыс құжаттарды өңдеу тәртібі
73. Шығыс құжаттарды өңдеуді БҚҚ қызметі жүзеге асырады.
Жіберу үшін құжаттарды қабылдау кезінде БҚҚ қызметі олардың дұрыс ресімделуін, негізгі құжатта көрсетілген қосымшалардың болуын және толықтығын тексереді. Дұрыс ресімделмеген құжаттар орындаушыларға қайтарылады.
74. Қол қойылған құжаттар тіркеледі және адресатқа (адресаттарға) оларға қол қойылған (бекітілген) күні немесе келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей, жеделхаттар мен телефакстер дереу жіберіледі.
ЭҚЖ-да электрондық құжатқа ЭЦҚ-мен қол қою кезінде тіркеу нөмірі мен құжаттың күнін автоматты түрде беруге жол беріледі.
75. Орындалған қағаз құжаттардың түпнұсқалары құжатты босатумен бірге негізгі орындаушылар болып табылатын және істер номенклатурасына сәйкес тиісті істерді қалыптастыратын құрылымдық бөлімшелерге немесе ведомстволық бағынысты ұйымдарға беріледі.
76. Электрондық құжатты жөнелту алдында оның дұрыс ресімделуі (электрондық құжаттың міндетті деректемелерінің болуы) тексеріледі, оның ішінде электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру, электрондық цифрлық қолтаңбаның оң нәтижесін және тіркеу куәліктерін тексеру рәсімі жүргізіледі.
Электрондық құжат мазмұнының қағаздағы құжаттың түпнұсқасына сәйкестігі үшін жөнелтуші Мемлекеттік орган (ұйым) жауапты болады.
77. Егер басқа ұйымға жіберілген құжат қайтарылуы тиіс болса, онда қағаз жеткізгіштегі құжаттың бірінші парағының мәтіннен бос жиегінің оң жақ жоғарғы бұрышына қайтару туралы мөртабан немесе белгі қойылады, осындай белгіні ТБН мен ЭТБК-да жасайды.
Параграф 3. Ішкі құжаттардың өту тәртібі
78. Ішкі құжаттардың оларды дайындау және ресімдеу кезеңдерінде өтуі шығыс құжаттардың өтуіне, орындау кезеңінде кіріс құжаттардың өтуіне сәйкес келеді.
79. Құрылымдық бөлімшелер арасында ішкі құжаттарды беруді құрылымдық бөлімшелерде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етуге жауапты лауазымды адамдар жүзеге асырады. Құжаттар ТБН-ге тиісті белгімен беріледі.
Атқарушы органдар мен олардың ведомстволық бағынысты ұйымдары арасында, сондай-ақ жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын атқарушы органдар арасында хат алмасу процесінде жасалған құжаттар ішкі құжаттардың құрамына енгізілмейді.
Параграф 4. Құжаттарды тіркеу тәртібі
80. Есепке алуды, орындауды және ақпараттық-анықтамалық мақсаттарда пайдалануды талап ететін құжаттар тіркеуге жатады.
81. Құжаттарды тіркеуді БҚҚ қызметі орталықтандырып жүзеге асырады.
82. Құжаттардың ұйымда құрылған немесе алынған сәттен бастап істің орындалуы, жөнелтілуі, қалыптастырылуы аяқталғанға және ұйымның мұрағатына тапсырылғанға дейінгі қозғалысы құжат айналымын құрайды.
83. Құжат айналымының көлемі бір айдағы, тоқсандағы, жылдағы кіріс, шығыс және ішкі құжаттардың жалпы санымен айқындалады.
Құжаттар санын есепке алу бірлігі ретінде көшірмелері есепке алынбай, құжаттың өзі қабылданады.
84. Құжат айналымының көлемі жылына 2000 құжаттан асатын ұйымдарда құжаттарды орталықтандырылмаған тіркеуге жол беріледі, бұл ретте БҚҚ қызметінде ұйым басшылығының қарауына келіп түсетін құжаттар, ұйымның өкімдік құжаттары, Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері, басшылықтың қолы қойылған хат алмасулар тіркеледі, құрылымдық бөлімшелерде осы құрылымдық бөлімшелерге жолданған құжаттар тіркеледі.
Байланыс арналары арқылы берілетін немесе қабылданатын құжаттар БҚҚ қызметінде немесе оларды қабылдауды (беруді) жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшелерде тіркеледі.
85. ЭҚЖ қатысушыларынан келіп түсетін қағаз құжаттардың түпнұсқаларын, электрондық құжаттың қағаз көшірмелерін тіркеу және қабылдау тиісті электрондық құжаттар болған кезде ғана жүзеге асырылады.
86. Құжаттар ұйымда бір рет тіркеледі - кіріс құжаттары - келіп түскен күні, Шығыс және ішкі-қол қойылған (бекітілген) күні.
Іс жүргізумен аяқталмаған немесе ұзақ мерзімді орындауды талап ететін құжаттар қайта тіркеуге жатпайды.
Құжатты орындау (танысу) үшін бір бөлімшеден екіншісіне беру кезінде жаңа тіркеу нөмірі берілмейді. Құжаттың соңғы парағының төменгі жағына немесе оның сыртқы жағына, сондай - ақ ТБН-ге берілген күні (қажет болған жағдайда-уақыты) қойылады.
87. Кіріс немесе шығыс жауап құжаттарын тіркеу бастамашылық құжаттардың ТБН - де жүзеге асырылады.
Шығыс құжаттарды (бастамашылық және жауап) тіркеу шығыс құжаттардың бірыңғай ТБН-де жүзеге асырылады.
88. Ұйымда келесі ТБН қолданылады:
1) осы Қағидаларға 14-қосымшаға сәйкес нысан бойынша кіріс құжаттарын тіркеу карточкасы, шығыс құжаттарын тіркеу карточкасы және ішкі құжаттарды тіркеу карточкасы;
2) осы Қағидаларға 15-қосымшаға сәйкес нысан бойынша кіріс құжаттарын тіркеу журналы, шығыс құжаттарды тіркеу журналы және ішкі құжаттарды тіркеу журналы.
89. Міндетті тіркеуге жататын құжат туралы мәліметтердің келесі құрамы белгіленеді:
1)ұйымның (автордың немесе корреспонденттің) атауы;
2) құжат түрінің атауы;
3) келіп түскен құжаттың күні және тіркеу нөмірі (индексі);;
4) мәтіннің тақырыбы (құжаттың қысқаша мазмұны);
5) бұрыштама (Орындаушы, тапсырманың мазмұны, авторы, күні);
6) құжаттың орындалу мерзімі;
7) Орындаушының құжатты алғаны туралы қолы;
8) құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі болуға тиіс.
Құжаттың сипатына және ақпаратты пайдалану міндеттеріне байланысты міндетті мәліметтердің құрамы қажет болған жағдайда басқа мәліметтермен толықтырылады (қосымшалардың болуы, парақтар саны, құжаттың ұйым ішінде орын ауыстыруы, орындалу мерзімдерін ауыстыру).
90. Тіркеу кезінде алынған құжаттар туралы ақпарат картотекалар мен сыныптамалық анықтамалықтарды қамтитын ақпараттық-іздестіру жүйесіне түседі.
91. ТБН келесі картотекаларды құрайды:
1) корреспонденттер бойынша;
2) құжаттардың түрлері бойынша;
3) құжаттардың авторлары бойынша;
4) Бақылау;
5) кодификациялық;
6) жеке және заңды тұлғалардың өтініштері бойынша;
7) ақпаратты іздеу міндеттеріне байланысты басқалары.
92. ЭҚЖ қатысушылары бірыңғай нормативтік-анықтамалық ақпаратты пайдаланады. Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттамаға қатысты нормативтік-анықтамалық ақпаратты реттеуді және өзгертуді уәкілетті орган жүзеге асырады.
93. Автоматтандырылған ақпараттық-іздестіру жүйесінің деректер базасын жазу жолдары құжаттарды кейіннен жедел іздеу және құжаттардың орындалуын бақылау параметрлеріне толық жауап беруі тиіс.
Параграф 5. Электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалану тәртібі
94. ЭҚЖ қатысушылары электрондық құжаттардың түпнұсқалығын және тұтастығын мынадай жолдармен қамтамасыз етеді:
1) электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын, сондай-ақ Қазақстан Республикасының Техникалық реттеу саласындағы заңнамасында белгіленген тәртіппен сәйкестікті растау рәсімінен өткен ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын ЭҚЖ-ға интеграциялау (түйіндестіру) арқылы жүзеге асырылады;
2) электрондық құжаттарға қол жеткізу құқықтарының аражігін ажыратуды сақтау қағидаттарына негізделеді.
95. ЭҚЖ қатысушылары:
1) ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарымен жұмыс істеу процесінде өздеріне белгілі болған қызметтік ақпаратты құпия сақтауға міндетті;
2) электрондық цифрлық қолтаңба құралдарының (ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарының)жабық (құпия) кілттерінің мазмұнын құпия сақтауға міндетті;
3) шешуші ақпарат жеткізгіштердің және осы ақпарат жеткізгіштермен берілетін электрондық цифрлық қолтаңба кілттері туралы басқа да құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге міндетті;
4) дербес компьютерлердегі уақытты эталондық уақытпен синхрондауды жүзеге асыруға міндетті;
5) дербес компьютерлерде ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын пайдалану жөніндегі талаптарға сәйкес электрондық цифрлық қолтаңба құралдарының жұмыс істеуін бұзатын бағдарламаларды (оның ішінде вирустарды) пайдалануды жүзеге асырмауға міндетті.
96. Электрондық құжаттарды ресімдеу үшін мемлекеттік органдардың ЭҚЖ-да МО КО берген қолданыстағы тіркеу куәліктері бар электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері сәйкес келетін электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттері ғана пайдаланылады.
97. ЭҚЖ-да электрондық цифрлық қолтаңбаны қолдану тәртібі::
1) электрондық құжатқа қол қою үшін электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру:
өкілеттіктері шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарының бір немесе бірнеше электрондық цифрлық қолтаңбаларының болуы;
Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің бір электрондық цифрлық қолтаңбасы;
2) өздерінің өкілеттіктері шегінде шығарылатын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органның лауазымды адамдарының электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыруды:
мемлекеттік органның лауазымды адамы өзінің өкілеттіктері шегінде өзі шығаратын электрондық құжаттарды куәландырған кезде құжат мәтінінің түпнұсқалығы мен тұтастығын қамтамасыз ететін электрондық цифрлық қолтаңбаны қолдана отырып, құжаттың мәтінін (салынған файлдарды) ол тіркелгенге дейін куәландырады (қол қояды) ;
мемлекеттік органның лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру олардың өкілеттіктері шегінде шығарылатын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде (бірінші электрондық цифрлық қолтаңба) электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын), ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарының негізгі ақпарат жеткізушісін және Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен алынған тіркеу куәлігін пайдалана отырып жүзеге асырылады. МО КО-да;
3) мемлекеттік органдар арасында электрондық құжатты жіберу үшін БҚҚ қызметі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасын қолдану:
БҚҚ қызметі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасымен электрондық тіркеу карточкасы (ЭҚЖ-дан тағайындалған бірегей сәйкестендіргіш, құжаттың күні, құжаттың авторы және мемлекеттік органның лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылған электрондық құжат) куәландырылады (қол қойылады).
Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру МО КО-да алынған электрондық цифрлық қолтаңбаны (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын) қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын, негізгі тасығышты және тіркеу куәлігін пайдалана отырып жүзеге асырылады.
Параграф 6. ЭҚЖ ақпараттық қауіпсіздігін қамтамасыз ету
98. ЭҚЖ аппараттық-бағдарламалық, телекоммуникациялық қамтамасыз етудің ақпараттық қауіпсіздігі Қазақстан Республикасының ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы тиісті нормативтік құқықтық актілерімен регламенттеледі.
Мемлекеттік органдардың, МО КО, ЭҚЖ-ның бірыңғай көлік ортасының жұмыс істеуі, ЭҚЖ қатысушыларының тізбесі, олардың міндеттері, жауапкершілігі Тапсырыс беруші ұйым, мемлекеттік органдар және пайдаланушы ұйымдар (орындаушы ұйымдар) арасындағы ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі бірлескен жұмыстарды орындауға арналған шарттарға сәйкес ақпараттық қауіпсіздік талаптарын орындай отырып айқындалады және жүзеге асырылады.
99. Электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары оларды пайдалану құжаттамасына және пайдалану қағидаларына қатаң сәйкестікте пайдаланылады.
100. Мемлекеттік құпияларды құрайтын мәліметтерді қамтитын құжаттар ЭҚЖ арқылы қабылдауға, өңдеуге, сақтауға және беруге жатпайды.
Параграф 7. Құжаттардың орындалуын бақылау тәртібі
101. Құжаттардың орындалуын бақылау құжатты бақылауға қоюды, орындалу барысын реттеуді, орындалған құжатты бақылаудан алуды, орындалған құжатты іске жіберуді, есепке алуды, құжаттардың орындалу барысы мен нәтижелерін қорытуды және талдауды, басшылықты құжаттардың орындалу жай-күйі туралы хабардар етуді қамтиды. Бақылауға жататын құжаттардың және жеке және заңды тұлғалардың өтініштерінің орындалуы туралы мәліметтер осы Ереженің 16 және 17-қосымшаларына сәйкес толтырылады.
Құжаттардың орындалуын бақылау келесі кезеңдерді қамтиды:
1) құжаттарды бақылауға қою;
2) құжаттардың орындаушыларға уақтылы жеткізілуін тексеру;
3) орындалу барысын алдын ала тексеру және реттеу жатады;
4) құжатты бақылаудан алу;
5) орындалған құжатты іске жіберу;
6) құжаттардың орындалуын бақылау нәтижелерін есепке алу, қорыту және талдау;
7) басшылықтың құжаттардың орындалу барысы мен нәтижелері туралы хабардар етуі.
102. Орындауды талап ететін, оның ішінде әр түрлі себептерге байланысты орындалмаған және орындалуы ағымдағы жылға ауыстырылған барлық тіркелген құжаттар бақылауға жатады. Мұндай жағдайларда құжаттарды қайта тіркеу жүргізілмейді, ал ТБН-де жаңадан белгіленген мерзімдер көрсетіледі.
Ереже 102-1-тармақпен толықтырылды-ҚР Үкіметінің 20.11.30 № 809 қаулысымен.
102-1. Өңірлік сапарлардың, халықаралық және қоғамдық маңызы бар іс-шаралардың қорытындылары бойынша Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі басшылығының тапсырмалары тармақтарының уақтылы және сапалы іске асырылуын бақылауды Қазақстан Республикасының Үкіметі жүзеге асырады.
103. Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшылығының актілері мен тапсырмалары орындаудың белгіленген мерзімдері ескеріле отырып, бақылаудың мынадай түрлеріне қойылады:
1) шұғыл - "өте шұғыл" деген белгісі бар - үш жұмыс күні ішінде, "шұғыл", "жеделдетілсін" деген белгілері бар - он жұмыс күніне дейін;
2) қысқа мерзімді-он жұмыс күнінен бір айға дейін;
3) орта мерзімді-бір айдан алты айға дейін;
4) ұзақ мерзімді-алты айдан астам.
Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің актілері мен тапсырмаларында белгіленген тапсырмаларды орындау мерзімдері олар ұйымға келіп түскен күннен бастап жұмыс күндерімен есептеледі.
Егер тапсырмаларда мерзімдер көрсетілмесе, онда олар Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің атына ақпарат енгізіле отырып, бір ай мерзімде орындалады.
Ереже 103-1 - 103-9-тармақтармен толықтырылды-ҚР Үкіметінің 20.11.30 № 809 қаулысымен.
103-1. Мынадай лауазымды адамдар ұйымдарда Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшылығының актілері мен тапсырмаларының орындалуын бақылауды жүзеге асыратын субъектілер болып табылады:
1) Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшылығының актілері мен тапсырмаларының уақтылы және сапалы орындалуына және орындаушылық тәртіптің сақталуына жалпы басшылықты және бақылауды жүзеге асыратын ұйымның бірінші басшысы;
2) жетекшілік ететін жұмыс бағыттары бойынша Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшылығының актілері мен тапсырмаларының сапалы орындалуын қамтамасыз ететін ұйымның бірінші басшысының орынбасарлары.
Аталған лауазымды адамдар Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшылығының актілері мен тапсырмаларының уақтылы және сапалы орындалуына дербес жауапты болады.
103-2. Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшылығының актілері мен тапсырмаларын бірлесіп орындаушы ұйымдар жинақтауды жүзеге асыратын ұйымға өздеріне жүктелген актілер мен тапсырмаларды орындау кезінде өз ұсыныстарын енгізеді.:
1) егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, тапсырма түскен күннен бастап бір жұмыс күні ішінде "өте шұғыл", "шұғыл", "жеделдетілсін" деген белгілері бар шұғыл бақылауға - үш жұмыс күнінен кешіктірмей;
2) қысқа мерзімді бақылауға - егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін бес жұмыс күнінен кешіктірмей;
3) орта мерзімді бақылау - егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін он жұмыс күнінен кешіктірмей;
4) ұзақ мерзімді бақылауға - егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін жиырма жұмыс күнінен кешіктірмей береді.
103-3. Егер Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшылығының актілері мен тапсырмаларының тармақтарын белгіленген мерзімде орындау мүмкін болмаған жағдайда, онда ұйым басшысы, ал егер Үкіметтің өкілеттігі қозғалған жағдайда, - Қазақстан Республикасының Премьер-Министрімен (оның міндетін атқарушы адаммен) немесе оның орынбасарымен келісілгеннен кейін белгіленген мерзімнен кешіктірмей Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне орындаудың ағымдағы жай-күйін көрсете отырып, орындау мерзімін ұзарту не оны орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға ауыстыру қажеттігінің дәлелді негіздемесімен хат енгізеді. Бұл ретте нақты орындау мерзімі, орындаушы ұйымның, сондай-ақ бірлесіп орындаушы ұйымдардың жауапты мемлекеттік саяси қызметшілері және ұйымдардың лауазымды адамдары көрсетіледі.
Осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген, белгіленген мерзімде орындалуы мүмкін емес тапсырмалар бойынша орындаушы ұйымның басшысы белгіленген мерзімнен кешіктірмей Қазақстан Республикасы Үкіметі басшылығының атына немесе Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің Басшысына орындаудың ағымдағы жай-күйін көрсете отырып, орындау мерзімін ұзарту не оны Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесіне ауыстыру қажеттігінің дәлелді негіздемесімен хат енгізеді. орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылау. Қазақстан Республикасының Үкіметі хат бойынша қабылданған шешім туралы он жұмыс күнінен кешіктірмей Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігін хабардар етеді.
103-4. Осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмаларды қоспағанда, Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшылығының актілері мен тапсырмалары тармақтарының орындалу мерзімдерін ұзартуға не оларды орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға ауыстыруға Қазақстан Республикасы Президентінің немесе Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшысының шешімі бойынша Президент Әкімшілігі құрылымдық бөлімшесінің сараптамалық қорытындысы негізінде бір реттен асырмай жол беріледі Қазақстан Республикасының
Осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмаларды орындау мерзімдерін ұзартуға не оларды орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға ауыстыруға Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарының шешімі бойынша бір реттен асырмай жол беріледі.
103-5. Осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмаларды қоспағанда, Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшылығының актілері мен тапсырмаларының тармақтарын орындау мерзімін қайта ұзартуға ерекше жағдайларда Қазақстан Республикасы Президентінің немесе Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшысының шешімі бойынша ұйымдардың жауапты лауазымды адамдарының тәртіптік жауаптылығы туралы мәселені қарай отырып жол беріледі.
Осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмаларды орындау мерзімдерін қайта ұзартуға ерекше жағдайларда Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарының шешімі бойынша ұйымдардың жауапты лауазымды адамдарының тәртіптік жауаптылығы туралы мәселені қарай отырып жол беріледі.
103-6. Орындау мерзімі үш айдан асатын Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшылығының актілері мен тапсырмаларын қайта ұзарту туралы ұсынысты орындаушы ұйым, ал Қазақстан Республикасы Үкіметінің өкілеттіктері қозғалған жағдайда-Қазақстан Республикасының Премьер - Министрімен (оның міндетін атқарушы адаммен) келіскеннен кейін немесе Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне енгізеді. оның орынбасары оны орындау мерзімі аяқталғанға дейін он бес жұмыс күнінен кешіктірмей береді.
Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің жауапты құрылымдық бөлімшесі осы ұсыныс келіп түскен кезден бастап он жұмыс күнінен кешіктірмей Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшылығының актілері мен тапсырмаларының орындалмау себептерін анықтау мәселесі бойынша тексеру жүргізеді және оның нәтижелері бойынша сараптамалық қорытынды дайындайды.
Осы тармақтың ережелері осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмаларға қолданылмайды.
103-7. Орындаушы ұйым осы Қағидалардың 102-1-тармағында көрсетілген тапсырмаларды орындау мерзімі үш айдан астам қайта ұзарту туралы ұсынысты Қазақстан Республикасы Үкіметі басшылығының атына немесе Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің Басшысына орындау мерзімі өткенге дейін он бес жұмыс күнінен кешіктірмей енгізеді.
Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің жауапты құрылымдық бөлімшесі осы ұсыныс келіп түскен кезден бастап он жұмыс күнінен кешіктірмей тапсырманың орындалмау себептерін анықтау мәселесі бойынша тексеру жүргізеді және оның нәтижелері бойынша сараптамалық қорытынды дайындайды.
103-8. Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшылығының актілері мен тапсырмаларының тармақтарын орындау мерзімін екі реттен артық ұзарту туралы ұсыныс енгізілген жағдайда ұйымдардың бірінші басшыларын жазалау туралы мәселе қаралады.
103-9. Қазақстан Республикасы Президентінің жеке тапсырмаларын орындау мерзімдерін ұзартуды Қазақстан Республикасының Президенті ғана жүзеге асырады.
104. Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесі Басшысының актілері мен тапсырмалары бақылаудың мынадай түрлеріне қойылады:
1) "өте шұғыл" деген белгісі бар шұғыл бақылауға - тапсырма түскен күннен бастап бір жұмыс күні ішінде, "шұғыл", "жеделдетілсін" деген белгілері бар - егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, үш жұмыс күнінен кешіктірмей;
2) қысқа мерзімді бақылауға, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін бес жұмыс күнінен кешіктірмей;
3) орта мерзімді бақылауға, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін он жұмыс күнінен кешіктірмей;
4) егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін жиырма жұмыс күнінен кешіктірмей ұзақ мерзімді бақылауға алуға құқылы.
Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесі Басшысының актілері мен тапсырмаларында белгіленген тапсырмаларды орындау мерзімдері олар ұйымға келіп түскен күннен бастап жұмыс күндерімен есептеледі.
Егер тапсырмаларда мерзімдер көрсетілмесе, онда олар Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесі басшысының атына ақпарат енгізіле отырып, бір ай мерзімде орындалады.
Қазақстан Республикасы Президентінің және Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшысының бақылау тапсырмаларын, оларға Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің, оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесі Басшысының қарарларымен бірге, егер тапсырмаларда өзге мерзімдер белгіленбесе, ұйымдар тапсырма берілген күннен бастап 20 күн мерзімнен кешіктірмей орындайды. Бірлесіп орындаушы ұйым өз ақпаратын жауапты орындаушы ұйымға белгіленген мерзім өткенге дейін бес күннен кешіктірмей жібереді.
105. Қазақстан Республикасының Үкіметі отырыстарының және Мемлекет басшысында, Қазақстан Республикасы Үкіметінің басшылығында және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің Басшысында өткен Кеңестердің хаттамаларында қамтылған хаттамалық тапсырмаларды орындау мерзімдері отырыс (кеңес) өткізілген күннен бастап есептеледі. Егер мәжілісте (кеңесте) нақты тапсырманың орындалу мерзімі аталған жағдайда, атына тапсырма берілген және өкілдері мәжіліске (кеңеске) қатысқан тиісті ұйымдар Мәжілістен (кеңестен) кейін бірден, оларға мәжіліс (кеңес) хаттамасының түсуін күтпей, тапсырмаларды орындауға кіріседі.
106. Құжаттардың орындалуын бақылау мәселенің мәні бойынша құрылымдық бөлімшелердің басшыларына немесе лауазымды тұлғаларға жүктеледі.
Құжаттардың орындалу мерзімін, жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау мерзімін бақылауды БҚҚ қызметі жүзеге асырады.
107. Орындауды бақылауды ұйымдастыру кезінде ТБН пайдаланылады. Бақылау картотекасы құжаттардың орындалу мерзімі, орындаушылар, құжаттардың топтары бойынша жүйеленеді.
108. Құжатты бақылаудан оны бақылауға қойған басшы немесе оның тапсырмасы бойынша алады.
109. БҚҚ қызметінің және құрылымдық бөлімшелердің басшылары ауысқан кезде құжаттар мен істер, сондай-ақ оларға ТБН қабылдау-тапсыру актісі бойынша жаңадан тағайындалған басшыға немесе жауапты лауазымды адамға беріледі.
Параграф 8. Мөрлерді, мөртабандар мен бланкілерді есепке алу және сақтау тәртібі
110. Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алуды, пайдалануды, сақтауды және жоюды ұйымдар басшыларының бұйрықтарымен (өкімдерімен) тағайындалатын лауазымды адамдар жүзеге асырады.
111. Мемлекеттік ұйымның Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бір мөрі болады.
Қажет болған кезде мемлекеттік ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген және мәтіндік мазмұны бірдей мөрлер (мөртабандар) болады, мәтіндік бөлік реттік нөмірмен немесе символмен (символдармен) толықтырылады.
112. Қорғауға жататын, оның ішінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген баспа-бланкі өнімін есепке алу осы Қағидаларға 18-қосымшаға сәйкес нысан бойынша тиісті тіркеу-есепке алу нысандарында: журналдарда, карточкаларда және автоматтандырылған ақпараттық жүйелерде, қорғауға жататын баспа-бланкі өнімін есепке алу және беру журналында жүргізіледі.
Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімін есепке алу және беру журналы қорғауға жататын баспа-бланкі өнімінің әрбір түріне жүргізіледі. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген фишкалардың бланкілері арнайы есепке алуға жатпайды.
113. Қорғауға жататын бланкілерді беру ұйымдардың ведомстволық нұсқаулықтарында көзделген тиісті тіркеу-есепке алу нысандарында қолхатпен жүргізіледі.
114. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкілерде ресімделген және таратуға арналған құжаттардың көшірмелерін дайындау кезінде дананың нөмірі мен ұйымның мөрі қойылады.
115. Қорғауға жататын толтырылмаған бланкілерді жедел полиграфия құралдарымен көбейтуге және көшіруге жол берілмейді.
116. Қорғауға жататын мөрлерді, мөртабандарды және қолдан жасаудан қорғау мақсатында жеке қасиеттері бар химиялық қоспалары бар арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу, сондай-ақ оларды беру осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес нысан бойынша Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу және беру журналында жүргізіледі.
117. Лауазымды адамдардың қолдарын қолдан жасаудан қорғау мақсатында жеке қасиеттері бар химиялық қоспалары бар арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу және оларды беру осы Қағидаларға 20-қосымшаға сәйкес нысан бойынша арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу және беру журналында жүргізіледі.
118. Тіркеу-есепке алу нысандарының тақырыптары ұйымның істер номенклатурасына енгізіледі.
Журналдардың парақтары нөмірленеді, тігіледі және мөр басылады.
119. Пайдаланылмаған баспа-бланкі өнімдерін, қорғауға жататын мөрлерді, мөртабандарды, сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын және олардың тіркеу-есепке алу нысандарын басқа лауазымды адамға беру осы Кодекстің 21-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, құжаттарды қорғау құралдарын және олардың тіркеу-есепке алу нысандарын қабылдау-беру актісімен ресімделеді Ережелері.
120. Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдері, мөрлер, мөртабандар және құжаттарды қорғау құралдары мөрленетін сейфтерде немесе металл шкафтарда сақталады.
121. Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланкі өнімдерін жою қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерінің бүлінген даналарын жоюға бөлу туралы акті жасау арқылы осы Қағидаларға 22-қосымшаға сәйкес нысан бойынша және қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін есепке алу және беру журналдарында тиісті белгілер қою арқылы жүргізіледі.
122. Қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жою осы Қағидаларға 23-қосымшаға сәйкес нысан бойынша қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жоюға бөлу туралы акті жасау және Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу және беру журналында тиісті белгілер қою арқылы жүргізіледі.
123. Құжаттарды қорғау құралдарын (оның ішінде арнайы сиялар мен штемпельдік бояулардан жасалған сыйымдылықтар, арнайы штемпельдік бояулармен толтырылған бүлінген штемпельдік жастықтар, арнайы сиямен толтырылған қауырсын автоқаламдар) жою осы Қағидаларға 24-қосымшаға сәйкес нысан бойынша құжаттарды қорғау құралдарын жоюға бөлу туралы акт жасау және тиісті журналдарға белгі қою арқылы жүргізіледі. есепке алу және беру.
124. Ұйым қайта ұйымдастырылған немесе таратылған, филиалды (өкілдікті) есептен шығару туралы шешім қабылданған кезде қорғауға жататын пайдаланылмаған баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын жою ұйымның басшысы немесе тарату комиссиясының төрағасы бекітетін осы Қағидаларға 23, 24, 25-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша актілер жасай отырып, жүргізіледі. және тиісті есепке алу және беру журналдарына белгі қою арқылы жүргізіледі.
Журналдарды және басқа да тіркеу есепке алу нысандарын жою немесе одан әрі сақтау уәкілетті органмен немесе облыстың, республикалық маңызы бар қалалардың және астананың жергілікті атқарушы органымен келісім бойынша Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады.
125. Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдері, мөрлер, мөртабандар даналарының және құжаттарды қорғау құралдарының бар-жоғын тексеруді ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылатын комиссия жылына кемінде бір рет жүргізеді. Тексеру нәтижелері туралы белгілер осы Қағидаларға 20, 21, 22к-қосымшаларға сәйкес есепке алу және беру журналдарында қойылады.
126. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөр (мөртабан) жоғалған жағдайда іздестіру бойынша барлық қажетті шаралар қабылданады, іздестіру нәтижесі теріс болған жағдайда ұйым басшысы бекітетін еркін нысандағы акт жасалады.
Параграф 9. Істер номенклатурасын жасау, істерді қалыптастыру және сақтау тәртібі
127. Істер номенклатурасы орындалған құжаттарды істерге топтастыруға, істерді жүйелеу мен есепке алуға, олардың сақталу мерзімдерін айқындауға арналған және тұрақты және Уақытша (10 жылдан астам) сақталатын істердің тізімдемесін жасау, сондай-ақ уақытша (10 жылға дейінгі) сақталатын істерді есепке алу үшін негіз болып табылады.
128. Істер номенклатурасына ұйымда жасалатын және ұйымға келіп түсетін барлық құжаттар енгізіледі. Электрондық құжаттар мен дерекқорлар істер номенклатурасына жалпы негіздерде енгізіледі.
129. Істер номенклатурасында құжаттың нысаны тіркеледі - ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаз түрінде.
130. Істер номенклатурасын жасау кезінде құрылтай құжаттары, құрылымдық бөлімшелер туралы ережелер, қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтары, сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгілік, салалық (ведомстволық) тізбелері, істердің үлгілік (болжамды) номенклатуралары, құрылым (штат кестесі), жұмыс туралы жоспарлар мен есептер басшылыққа алынады, қызмет барысында жасалатын құжаттардың түрлері, құрамы мен мазмұны зерделенеді ұйымдар.
131. Істер номенклатурасын осы Қағидаларға 26-қосымшаға сәйкес нысан бойынша (күнтізбелік жылдың 10 желтоқсанынан кешіктірмей) БҚҚ қызметі тиісті бөлімшелер ұсынған құрылымдық бөлімшелердің істер номенклатураларының негізінде жасайды.
132. Жаңадан құрылған бөлімше бір ай мерзімде бөлімшенің істер номенклатурасын әзірлейді және оны БҚҚ қызметіне ұсынады.
133. Ұйымның істер номенклатурасына БҚҚ қызметінің басшысы қол қояды, құжаттар тұрақты сақтауға берілетін ұйымның сараптау комиссиясымен (бұдан әрі - СК), мемлекеттік мұрағаттың (жергілікті атқарушы органның) сараптау тексеру комиссиясымен (бұдан әрі - СТК) келісіледі және ұйым басшысы (ағымдағы жылдың соңынан кешіктірмей) бекітеді. Егер ұйымның функциялары мен құрылымында тұжырымдамалық өзгерістер болмаса, істер номенклатурасы мемлекеттік мұрағат мекемесімен кемінде 5 жылда бір рет келісіледі.
Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздері болып табылмайтын ұйымдар істер номенклатурасын СТК-ға келісуге ұсынбайды.
134. Істер номенклатурасы қажетті данада басылады. Бекітілген істер номенклатурасының бір данасы ол келісілген мемлекеттік мұрағатта сақталады.
135. Істер номенклатурасы әр жылдың соңында нақтыланады, оны Ұйым басшысы бекітеді және келесі жылдың 1 қаңтарынан бастап қолданысқа енгізіледі.
136. Ұйымның бекітілген құрылымына (штат кестесіне) сәйкес орналасқан құрылымдық бөлімшелердің атаулары істер номенклатурасы бөлімдерінің атаулары болып табылады. Істер номенклатурасының бірінші бөлімі өкімдік құжаттаманы және басшылық басқаратын консультативтік-кеңесші органдардың құжаттарын қамтитын істердің тақырыптарын қамтиды.
137. Филиалдардың (өкілдіктердің) құжаттары ұйымның істер номенклатурасына бөлім ретінде енгізіледі.
Қоғамдық ұйымның атауы істер номенклатурасының дербес бөлімі болып табылады. Бұл бөлім ұйымның істер номенклатурасының барлық бөлімдерінен кейін орналасады.
138. Құрылымы жоқ ұйымдар үшін Істер номенклатурасы өндірістік-салалық немесе функционалдық схема бойынша құрылады. Бөлімдердің атаулары ұйым қызметінің бағыттарына сәйкес келеді.
139. Жоғары тұрған органның (жоғары тұрған ұйымның) БҚҚ қызметі құжаттарының құрамы біртекті ведомстволық бағынысты ұйымдар үшін істердің үлгілік (болжамды) номенклатураларын әзірлейді. Мұндай номенклатуралар уәкілетті органмен немесе облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың және астананың жергілікті атқарушы органдарымен келісуге жатады.
140. Электрондық тіркеу бақылау карточкасын сақтау мерзімі электрондық құжаттарды сақтау мерзіміне сәйкес келеді. Электрондық тіркеу бақылау карточкалары электрондық құжаттармен, электрондық цифрлық қолтаңбалардың тиісті тіркеу куәліктерімен, электрондық құжаттардың деректерін жеткізу туралы хабарлама-түбіртектермен бірге сақталады.
141. Электрондық құжаттарды сақтау мерзімдері және құжаттардың қағаздағы түпнұсқаларын ресімдеу міндеттілігі уәкілетті орган бекітетін сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінде белгіленеді.
Электрондық құжаттар тиісті электрондық құжаттарда қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбалардың бір мезгілде сақталуын қамтамасыз ете отырып, қандай форматта қалыптастырылған, жөнелтілген немесе алынған болса, сол форматта (салынған файлдарға қатысты) сақталады.
142. Ұйымдар өз қызметінде жасалатын құжаттардың тізбесін уәкілетті органмен келісілген оларды сақтау мерзімдерін көрсете отырып, электрондық түрде ғана әзірлейді және істер номенклатурасында құжаттардың түрлерін көрсетеді.
143. Электрондық құжаттарды сақтау тиісті электрондық дерекқорларды, электрондық цифрлық қолтаңбалардың пайдаланылған ашық кілттерін (электрондық цифрлық қолтаңбалардың тіркеу куәліктерін) және электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбаларын қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен сүйемелденеді.
144. Электрондық цифрлық қолтаңбалардың ашық кілттері үшін мемлекеттік органдарда және МО КО осы кілттердің ЭҚЖ нақты қатысушысына тиесілігін растайтын белгіленген тәртіппен ресімделген құжаттар (тіркеу куәліктері) сақталады.
Әрбір ашық кілт үшін оның қолданылу мерзімінің басталуы мен аяқталуы туралы ақпарат сақталады. Бұл ретте жедел (ведомстволық) мұрағаттық сақтаудағы ашық кілттер массивтеріне қол жеткізу шектеледі.
Электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттері бар ақпарат жеткізгіштерді (бұдан әрі - түйінді жеткізгіш) сақтау, тиісінше пайдалану, сондай-ақ электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттерін пайдалану және оларды санкцияланбаған қол жеткізуден қорғау тіркеу куәліктерінің иелеріне жүктеледі.
145. Электрондық құжаттарды сақтау кезінде электрондық құжаттарды және электрондық цифрлық қолтаңбалардың тиісті ашық кілттерін байланыстыру (синхрондау) қамтамасыз етіледі.
146. ЭҚЖ қатысушылары деректер базасындағы есептік деректерді рұқсатсыз кіруден, абайсызда жоюдан және (немесе) бұрмалаудан қорғауды қамтамасыз етеді, сондай-ақ электрондық құжаттардың резервтік көшірмелерін жасауды қамтамасыз етеді.
Ақпараттық жүйелерде, оның ішінде электрондық құжаттардың мұрағаттарында ақпаратты (электрондық ақпараттық ресурстарды), электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын, криптографиялық кілттерді) қорғау уәкілетті органның нормативтік құқықтық актілерінде белгіленген тәртіппен ЭҚЖ-ны пайдаланатын ұйыммен, ЭҚЖ қатысушыларымен бірлесіп жүзеге асырылады. ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті орган.
147. Мемлекеттік органдар салым саны 80 файлдан аспайтын көлемі 95 Мб аспайтын электрондық құжаттардың жеткізілуін қамтамасыз етеді.
Параграф 10. Істер номенклатурасын ресімдеу тәртібі
148. Істер номенклатурасына ұйым жұмысының барлық құжатталатын учаскелерін, оның ішінде жеке істерді, істер тізімдемелерін, ТБН, бақылау-анықтамалық, тақырыптық картотекаларды, сондай-ақ деректер базасын көрсететін істердің тақырыптары енгізіледі.
Істер номенклатурасына баспа басылымдары енгізілмейді.
149. Істер номенклатурасының 1-бағанында номенклатураға енгізілген әрбір істің индекстері қойылады. Істің индексі құрылымдық бөлімшенің цифрлық белгілерінен және құрылымдық бөлімше шегіндегі істер номенклатурасы бойынша іс тақырыбының реттік нөмірінен тұрады. Индекс элементтері бір-бірінен сызықшамен бөлінеді.
Істер номенклатурасында әртүрлі құрылымдық бөлімшелер шегінде біртекті істердің орналасу тәртібін сақтау ұсынылады, ауыспалы істер үшін индекс сақталады.
150. Істер номенклатурасының 2-бағанына істердің (томдардың, бөліктердің) тақырыптары енгізіледі.
Тақырыпқа қойылатын талаптар:
1) істің тақырыбы нақты, жинақталған нысанда іс құжаттарының негізгі мазмұны мен құрамын көрсетуге тиіс;
2) істің тақырыбында нақты емес тұжырымдарды ("әр түрлі материалдар", "жалпы хат алмасу", "шығыс хат-хабарлар", "кіріс құжаттар"), сондай-ақ кіріспе сөздер мен күрделі айналымдарды пайдалануға жол берілмейді;
3) істің тақырыбы мынадай ретпен орналасатын элементтерден тұрады:
іс түрінің атауы (хат алмасу, журнал) немесе құжаттардың түрлері (хаттамалар, бұйрықтар);
ұйымның немесе құрылымдық бөлімшенің атауы (құжаттың авторы), жіберілетін немесе құжаттар алынатын ұйымның атауы (құжаттың адресаты немесе корреспонденті);
іс құжаттарының қысқаша мазмұны;
іс құжаттарының мазмұны байланысты жергілікті жердің (аумақтың) атауы;
іс құжаттары жататын күн (кезең);
4) бір мәселе бойынша, бірақ орындалу дәйектілігімен байланысты емес құжаттарды қамтитын істердің тақырыптарында істің түрі ретінде "құжаттар"термині қолданылады.
"Құжаттар" термині қандай да бір құжатқа қосымша-құжаттарды қамтитын істердің тақырыптарында да қолданылады және былайша ресімделеді:" Компанияның Директорлар кеңесі отырысының хаттамасы (- лары) және оларға құжаттар "немесе"Компанияның Директорлар кеңесі отырысының хаттамасына құжаттар";
5)хат алмасуды қамтитын істердің тақырыптарында оның кіммен және қандай мәселе бойынша жүргізілгені көрсетіледі (біртекті корреспонденттермен хат алмасуды жүргізген жағдайда тақырыптарда олардың жалпы түрлік атауы көрсетіледі).;
6) үштен астам әртекті корреспондентпен хат алмасуды қамтитын істердің тақырыптарында олардың атаулары санамаланбайды;
7) істердің тақырыптарында әкімшілік-аумақтық бірліктерді белгілеу кезінде мыналар ескеріледі::
егер істің мазмұны біртекті бірнеше әкімшілік-аумақтық бірліктерге қатысты болса, істің тақырыбында олардың нақты атаулары көрсетілмейді, олардың жалпы түр атаулары көрсетіледі;
егер істің мазмұны бір әкімшілік-аумақтық бірлікке (елді мекенге) қатысты болса, оның атауы істің тақырыбында көрсетіледі;
8) жоспарлы немесе есептік құжаттаманы қамтитын істердің тақырыптарында жоспарлар (есептер)жасалған кезең (тоқсан, жыл) көрсетіледі;
9) сот, тергеу, жеке, дербес, төрелік істердің, сондай-ақ бір мәселе бойынша іс жүргізудің дәйектілігіне байланысты құжаттары бар істердің тақырыптары "іс"деген сөзден басталады.;
10) егер іс бірнеше томнан немесе бөліктен тұратын болса, онда істің жалпы тақырыбы жасалады, содан кейін іс тақырыбының мазмұнын нақтылайтын әрбір томның немесе бөліктің тақырыптары жасалады.
151. Номенклатура бөлімдерінің ішіндегі істердің тақырыптары істерді құрайтын құжаттардың маңыздылық дәрежесіне және олардың өзара байланысына сәйкес орналастырылады.
Басында нормативтік құқықтық құжаттамадан тұратын істердің тақырыптары орналастырылады. Бұл ретте жоғары тұрған ұйымдардың қаулылары мен бұйрықтары бар істердің тақырыптары ұйымның бұйрықтары бар істер тақырыптарының алдында орналастырылады. Бұдан әрі қалған құқықтық актілерді, сондай-ақ жоспарлы және есептік құжаттарды қамтитын істердің тақырыптары орналастырылады.
Өкімдік құжаттардың жобалары, оларды дайындау жөніндегі құжаттар, жоспарларға өзгерістер, бұйрықтарға негіздер істер номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардың соңынан орналастырылады.
Географиялық және корреспонденттік белгілері бойынша жүргізілген істердің тақырыптары істер номенклатурасына географиялық атаулар мен корреспонденттердің әліпбиі бойынша енгізіледі.
Істердің тақырыптары істерді қалыптастыру және ресімдеу процесінде нақтыланады. Егер жыл ішінде істерде көзделмеген жұмыстың жаңа құжатталған учаскелері пайда болса, олар номенклатураға қосымша енгізіледі.
152. 3-баған күнтізбелік жыл аяқталғаннан кейін толтырылады.
153. 4-бағанда сақтау мерзімдерін көрсете отырып, құжаттардың үлгілік немесе ведомстволық (салалық) тізбесі тармақтарының (баптарының) нөміріне, олар болмаған кезде - істердің үлгілік (болжамды) номенклатурасына сілтеме жасай отырып, істің сақталу мерзімдері көрсетіледі.
154. 5-бағанда БҚҚ қызметі істердің сақталу мерзімдерін айқындау кезінде пайдаланылған құжаттар тізбесінің, істердің үлгілік (болжамды) номенклатурасының атауларын көрсетеді және өтпелі істер, аса құнды құжаттар мен істер, істерді басқа құрылымдық бөлімшеге немесе оларды жалғастыру үшін басқа ұйымға, ұйымның мұрағатына беру, құжаттардың электрондық көшірмелерінің бар-жоғы, олардың түрлері мен түрлері туралы белгілер қояды. сақтау орны.
155. Жыл аяқталғаннан кейін номенклатура тақырыптарын іс құжаттарының нақты құрамымен және олардың мазмұнымен салыстырып тексеру (нақтылау) жүзеге асырылады. Істер номенклатурасының соңында жүргізілген істердің көлемі немесе бөлігі туралы қорытынды жазба жасалады.
Жүргізілген томдардың немесе бөліктердің саны туралы мәліметтер ұйымның мұрағатына хабарланады.
Параграф 11. Істерді қалыптастыру тәртібі
156. Орындалған құжаттарды орындаушы істер номенклатурасына сәйкес істерге қалыптастырады. Істерді істер номенклатурасынан тыс қалыптастыруға жол берілмейді.
157. Істердің қалыптастырылуын бақылауды БҚҚ қызметі жүзеге асырады.
158. Істерді қалыптастыру кезінде мынадай талаптар сақталады:
1) іске өзінің мазмұны бойынша істер номенклатурасы бойынша істің тақырыбына сәйкес келетін орындалған, дұрыс ресімделген құжаттар ғана орналастырылады;
2) іске бір мәселені шешуге қатысты барлық құжаттар бірге орналастырылады.
Құжаттарға қосымшалар, олардың бекітілген немесе жасалған күніне қарамастан, өздеріне қатысты құжаттарға қосылады.
Көлемі 180 парақтан асатын қосымшалар жеке томды құрайды, бұл туралы құжатта белгі қойылады.
3) құжаттың қазақ, орыс және өзге тілдердегі нұсқалары бірлесіп топтастырылады;
4) ауыспалы істерді, сот істерін, осы адамның ұйымдағы жұмысының бүкіл кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істерді, сайланбалы органдардың және олардың тұрақты комиссияларының, шақырылым кезеңінде топтастырылатын депутаттық топтардың құжаттарын, оқу жылы ішінде қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттарын қоспағанда, істерге бір күнтізбелік жылдың құжаттары топтастырылады театр маусымының сахналық қызметін сипаттайтын театрлардың құжаттары, ауру тарихы;
5) сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттар іске бөлек топтастырылады;
6) жеделхаттар, факсограммалардың көшірмелері, телефонограммалар істерге істер номенклатурасына сәйкес жалпы негіздерде орналастырылады;
7) іске қайтаруға жататын құжаттар, шимай жазбалар және артық даналар орналастырылмайды;
8) көлемі бойынша тұрақты сақтау мерзімі 180 парақтан аспауы тиіс;
9) істе бірнеше том (бөлік) болған жағдайда істің нөмірі (индексі) мен тақырыбы томдардың (бөліктердің) нөмірленуі қосылып, әрбір томға қойылады, соңғы томға (бөлікке) "соңғы" деген сөз қосылады.
159. Істің ішіндегі құжаттар мәселені шешу дәйектілігіне (шешілетін мәселелер бойынша хронологиялық тәртіппен) сәйкес жоғарыдан төмен орналастырылады немесе істің басында бастамашылық құжат, содан кейін - мәселенің түпкілікті шешімі бар құжат, бұдан әрі-мәселенің шешілу барысын көрсететін құжаттар орналастырылады.
160. Ұйым негізгі орындаушы болып табылатын Жоғары тұрған ұйымдардың актілері мен тапсырмаларын орындау бойынша есептік және ақпараттық сипаттағы барлық құжаттар ұйым қызметінің бағыттары бойынша жеке істерге қалыптастырылады. Қалған жағдайларда бұл құжаттар ағымдағы жылғы хат алмасу ісіне тігіледі.
161. Өкімдік құжаттар оларға қатысты қосымшаларымен бірге түрлері мен хронологиясы бойынша істерге топтастырылады. Өкімдік құжаттармен бекітілген нұсқаулықтар, қағидалар, ережелер, жарғылар оларға қосымша болып табылады және көрсетілген құжаттармен бірге топтастырылады. Егер олар дербес құжат ретінде бекітілсе, онда олар жеке істерге топтастырылады.
162. Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар( өкімдер), жеке құрам, әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер) жеке істерге қалыптастырылады.
163. Хаттамалар істе оларға қатысты құжаттармен бірге нөмірлері бойынша хронологиялық тәртіппен орналастырылады.
164. Хат алмасу іс жүргізу жылына топтастырылады және хронологиялық дәйектілікпен жүйеленеді, бұл ретте сұрау салу құжаттан кейін жауап құжат орналастырылады. Өткен жылы басталған белгілі бір мәселе бойынша хат алмасу қайта басталған кезде құжаттар өткен жылғы істің индексін көрсете отырып, ағымдағы жылғы іске енгізіледі.
165. Жеке істердегі құжаттар олардың келіп түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіппен орналастырылады.
166. Жалақы бойынша дербес шоттар жеке істерге қалыптастырылады және оларда қызметкерлер тегінің әліпбилік ретімен орналастырылады.
167. Еңбек шарттары жеке істердің құрамында немесе қызметкерлер тегінің әліпбилік ретімен жеке қалыптастырылады.
168. Жеке тұлғалардың тізімдері және міндетті зейнетақы жарналарының, міндетті кәсіптік зейнетақы жарналарының Бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорына аударылғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.
Жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.
Жеке тұлғалардың тізімдері және міндетті әлеуметтік медициналық сақтандыру бойынша жарналардың аударылғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.
169. Жоспарлар, есептер, сметалар, лимиттер және штат кестелері олар жасалған, бекітілген немесе келіп түскен күніне қарамастан, олар жасалған жылдың тиісті істерінде қалыптастырылады.
170. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері іске мәселелер, ұйым қызметінің бағыттары немесе әкімшілік-аумақтық бірліктер бойынша қалыптастырылады. Өтініштердің көлемі аз болған жағдайда істерді өтініш авторларының тегі бойынша әліпбилік тәртіппен қалыптастыруға болады.
171. Электрондық құжаттар мен дерекқорлар ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қағаз жеткізгіштердегі құжаттардан бөлек істерге (папкаларға) бөлінген ақпарат тасымалдағышта қалыптастырылады. Электрондық деректер базасы жеке істерге қалыптастырылады, істің атауы деректер базасының атауына сәйкес келеді.
Параграф 12. Істерді ресімдеу тәртібі
172. Ұйымның істері оларды бастаған кезде және жыл аяқталғаннан кейін істі сақтауға дайындау үшін ресімделуге тиіс. Істі ресімдеу мұқабада істі сипаттау, брошюралау, парақтарды нөмірлеу және куәландыру жазбаларын жасау жөніндегі жұмыстар кешенін қамтиды. Істерді ресімдеуді құрылымдық бөлімшенің іс жүргізуіне жауапты адам БҚҚ қызметінің әдістемелік көмегімен және бақылауымен жүргізеді.
173. Сақтау мерзіміне байланысты істерді толық немесе ішінара ресімдеу жүргізіледі. Толық ресімдеуге тұрақты, уақытша (10 жылдан астам) сақталатын және жеке құрам бойынша істер жатады. Істі толық ресімдеу іс мұқабасының деректемелерін ресімдеуді, істегі парақтарды нөмірлеуді, осы Қағидаларға 27-қосымшаға сәйкес нысан бойынша істі куәландыру парағын жасауды, осы Қағидаларға 28-қосымшаға сәйкес нысан бойынша іс құжаттарының ішкі тізімдемесін жасауды, істі тігуді немесе түптеуді, іс мұқабасының деректемелеріне қажетті нақтылаулар енгізуді көздейді.
174. Тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын және жеке құрам бойынша істердің мұқабасында мынадай деректемелер көрсетіледі:
1) ұйымның атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы;
2) ұйым орналасқан елді мекеннің атауы, істің нөмірі (индексі);
3) істің тақырыбы, істің (томның, бөліктің) күні, істегі парақтардың саны, істің сақталу мерзімі;
4) істің мұрағаттық шифры.
175. Тұрақты, уақытша (10 жылдан астам) сақталатын істің мұқабасына қойылатын деректемелер былайша ресімделеді:
1) ұйымның құрылтай құжаттарына сәйкес атауы толық атауынан кейін жақшаның ішінде көрсетілетін ресми қабылданған қысқартылған атауы көрсетіле отырып, атау септігінде толық көрсетіледі;
2) құрылымдық бөлімшенің атауы бекітілген құрылымға сәйкес жазылады, істің нөмірі-ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің сандық белгісі (индексі) қойылады;
3) істің тақырыбы істер номенклатурасынан көшіріледі, істің күні - іс жүргізуде істің басталған және аяқталған жылы (- лары) көрсетіледі. Іс құжаттарының соңғы күндері, тиісінше іске енгізілген ең алғашқы және ең соңғы құжаттардың тіркелген (жасалған) күні (күні, айы, жылы) өкімдік құжаттаманы қамтитын, сондай-ақ бірнеше томнан (бөліктерден) тұратын істердің күні болып табылады. Жеке томға қалыптастырылған іске қосымшаның күні осы томға қосымшасы енгізілген негізгі құжаттың тіркелген күні болып табылады. Бұл ретте күні мен жылы араб цифрларымен белгіленеді, айдың атауы толығымен сөздермен жазылады.
176. Іске енгізілген құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және орналасу тәртібін бекіту мақсатында куәландыру парағы мен ішкі тізімдемеден басқа, оның барлық парақтары, оның ішінде жеке парақта жасалған қарарлар (фишкалар) нөмірленеді. Парақтар Қара, жұмсақ, графитті қарындашпен нөмірленеді, сандар парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.
177. Іс парақтарын нөмірлеу тәртібі:
1) бір шетінен тігілген А4 форматынан үлкен Парақ жоғарғы оң жақ бұрышта бір парақ ретінде нөмірленеді;
2) парақтары жеке нөмірленген құжаттар, оның ішінде баспа басылымдары жалпы тәртіппен нөмірленуі немесе егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, өз нөмірленуін сақтауы мүмкін;
3) бірнеше томнан немесе бөліктен тұратын істердің парақтары әрбір том немесе бөлік бойынша жеке нөмірленеді;
4) істе дербес парақ болып табылатын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және басқа да иллюстрациялық және ерекше құжаттар сыртқы жағында сол жақ жоғарғы бұрышында нөмірленеді;
5) іске тігілген салынымдары бар конверттер нөмірленеді - алдымен конверт, содан кейін кезекті нөмірмен конверттегі әрбір салыным;
6) істің түптеліп түскен қосымшалары дербес том ретінде ресімделеді және жеке нөмірленеді;
7)нөмірлеуде қателер көп болған жағдайда іс парақтарын нөмірлеу қайта жүргізіледі (парақтарды нөмірлеу кезінде ескі нөмірлер сызылады және олардың жанына парақтың Жаңа нөмірі қойылады, істің соңында жаңа куәландыру парағы жасалады, бұл ретте ескі куәландыру парағы сызылады, бірақ істе сақталады);
8) парақтарды нөмірлеуде жекелеген қателер болған кезде парақтардың литерлік нөмірлерін пайдалануға жол беріледі.
178. Парақтарды нөмірлеу аяқталғаннан кейін куәландыру жазбасы жасалады, оған Қолтаңбаның толық жазылуы, лауазымы және жасалған күні көрсетіле отырып, оны құрастырушы қол қояды.
Істің құрамы мен жай - күйі туралы кейінгі барлық өзгерістер (бүліну, құжаттардың алынуы) тиісті актіге сілтеме жасала отырып, куәландыру парағында белгіленеді.
Істегі парақтардың саны қорытынды жазбаға сәйкес істің мұқабасына қойылады.
179. "Істің сақталу мерзімі" деген деректеме істің мұқабасына тиісті істер номенклатурасынан сақтау мерзімдерін көрсете отырып, құжаттар тізбесінде көрсетілген сақтау мерзімімен салыстырылғаннан кейін көшіріледі.
180. Тұрақты сақталатын істерге "тұрақты сақтау" деп жазылады.
181. Тұрақты сақталатын істердің мұқабаларына істің мұрағаттық шифры (қор нөмірінен, тізімдеме нөмірінен және тізімдеме бойынша істің нөмірінен тұрады) осы істер СТК бекіткен жиынтық тізімдеменің бөлімдеріне енгізілгеннен кейін ғана мұрағатта қойылады (бұған дейін ол қарындашпен қойылады).
182. Жыл аяқталғаннан кейін тұрақты және Уақытша (10 жылдан астам) сақталатын істердің мұқабаларындағы жазбаларға нақтылаулар енгізіледі - мұқабадағы істердің тақырыбы тігілген құжаттардың мазмұнына сәйкес келмеген жағдайда істің тақырыбына өзгерістер мен толықтырулар енгізіледі.
183. Есепке алынуы осы құжаттаманың ерекшелігінен туындайтын (аса құнды құжаттар, жеке істер, бұйрықтар, хаттамалар және басқалар) белгілі бір санаттағы тұрақты және Уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттарды есепке алу үшін құжаттардың ішкі тізімдемесі жасалады.
Іс құжаттарының ішкі тізімдемесі, егер тақырыптары құжаттардың нақты мазмұнын ашпайтын құжаттардың әр түрлілігі бойынша қалыптастырылса, тұрақты және Уақытша (10 жылдан астам) сақталатын істерге де жасалады.
184. Істі құрайтын құжаттар картоннан жасалған қатты мұқабаға кемінде төрт тесу арқылы тігіледі немесе барлық құжаттардың мәтінін еркін оқу мүмкіндігі ескеріле отырып түптеледі. Бірінші және соңғы пункция парақтың жоғарғы (төменгі) шекарасынан бір сантиметр қашықтықта жасалады. Істерді тігуге (түптеуге) дайындау кезінде металл бекітпелер (түйреуіштер, қыстырғыштар және басқалар) құжаттардан алынады.
185. Уақытша (10 жылға дейін қоса алғанда) сақталатын істерді құжат тігілетін папкада сақтауға, істегі құжаттарға қайта жүйелеу жүргізбеуге, істің парақтарын нөмірлемеуге, куәландыру жазбаларын жасамауға жол беріледі.
186. ЭҚЖ ұйымында жұмыс істеген кезде қағаз тасығыштардағы құжаттардың істерін ресімдеу ЭҚЖ-дағы істердің автоматты түрде қалыптастырылған тізімдемелерімен тексеру кезінде жүзеге асырылады.
Параграф 13. Құжаттарды жедел сақтау тәртібі
187. Іс жүргізу аяқталғаннан кейін құжаттар ұйымның мұрағатына тапсырылғанға дейін қалыптастырылған орны бойынша істерде бір жыл бойы сақталады.
188. Іс жүргізу аяқталғаннан кейін қағаз жеткізгіштердегі құжаттар ұйымның мұрағатына тапсырылғанға дейін қалыптастырылған орны бойынша істерде бір жыл бойы, электрондық құжаттар - ЭҚЖ-да сақталады.
189. БҚҚ қызметі, ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің басшылары құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етеді. Істер жұмыс кабинеттеріндегі шкафтарда және сейфтерде немесе осы мақсат үшін арнайы бөлінген үй-жайларда сақталады.
190. Істер ұйымның бекітілген істер номенклатурасына сәйкес орналастырылады, мұқабалардың түбіртектерінде олардың индекстері көрсетіледі.
191. Істерді ұйымдарға уақытша пайдалануға беру жазбаша өтініш негізінде және ұйым басшысының рұқсатымен ғана жүргізіледі. Істерді ұйымның басқа бөлімшелеріне беру құрылымдық бөлімше басшысының рұқсатымен, ал құрылымдық бөлімше ішінде-қолхатпен жүргізіледі.
Берілген іске істің орынбасары картасы жүргізіледі. Онда құрылымдық бөлімше, істің индексі, оның берілген күні, істің кімге берілгені, оның қайтарылған күні көрсетіледі, істі алғандығы мен қабылдағаны үшін қол қою бағандары көзделеді.
192. Істерден құжаттарды алып қою Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүргізіледі, бұл ретте іске алып қойылған құжаттардың көшірмелері мен түпнұсқаларды алып қою туралы акт (хаттама) салынады.
193. Құжаттар мен істер жоғалған жағдайда қызметтік тергеу жүргізіледі, оның нәтижелері бойынша оларды жоғалтқан кінәлі адамның жауапкершілігі туралы мәселе қойылады.
Параграф 14. Істерді ұйым мұрағатына беру тәртібі
194. Істерді құрылымдық бөлімшелерден ұйымның мұрағатына беру құжаттардың құндылығын сараптау нәтижелері бойынша жасалатын істердің және іс жүргізуде аяқталған істердің тізімдемелері бойынша жүзеге асырылады. Уақытша (қоса алғанда 10 жылға дейін) сақталатын құжаттар ұйымның мұрағатына істер номенклатурасы бойынша беріледі.
195. Істер тізімдемелері осы Қағидаларға 29-қосымшаға сәйкес нысан бойынша тұрақты, уақытша (10 жылдан астам) сақталатын және жеке құрам бойынша істерге жеке жасалады.
196. Істер тізімдемесінің бағандары істердің мұқабасына шығарылған мәліметтерге дәл сәйкестікте толтырылады. Істер тізімдемесіне тақырыптары бірдей істер қатарынан енгізілген кезде бірінші істің тақырыбы толық жазылады, қалған біртекті істер "дәл сондай" деген сөзбен белгіленеді, бұл ретте олар туралы басқа да мәліметтер тізімдемеге толық енгізіледі. Тізімдеменің жаңа парағында біртекті істердің тақырыбы толық жазылады.
197. Әрбір іс (істің томы, бөлігі) тізімдемеге дербес реттік нөмірмен енгізіледі.
198. Тізімдеменің "Ескерту" бағаны істің физикалық жай-күйінің ерекшеліктері, істің басқа құрылымдық бөлімшеге (басқа ұйымға) берілгені туралы белгілерді қою үшін пайдаланылады.
199. Істер тізімдемесі екі данада жасалады, оның біреуі істермен бірге ұйымның мұрағатына беріледі, ал екіншісі - бақылау ретінде құрылымдық бөлімшеде қалады.
200. Істерді қалыптастырудың және ұйымның мұрағатына тапсыруға дайындаудың дұрыстығын БҚҚ қызметі тексереді. Орын алған бұзушылықтарды ұйымның құрылымдық бөлімшесі жояды.
201. Әрбір істі қабылдауды құрылымдық бөлімше қызметкерінің қатысуымен ұйымның мұрағатына жауапты қызметкер жүргізеді. Бұл ретте тізімдеменің екі данасына оған енгізілген әрбір істің жанына істің бар екендігі туралы белгі қойылады. Тізімдеменің әрбір данасының соңында нақты қабылданған істердің саны санмен және жазбаша, істерді қабылдау-тапсыру күні, сондай-ақ мұрағатқа жауапты қызметкердің және істерді берген тұлғаның қолдары көрсетіледі.
202. Істермен бірге ұйымның мұрағатына құжаттарға және (немесе) бағдарламалық құралдарға, берілетін құжаттардың тіркелуі және орындалуы туралы ақпаратты қамтитын деректер базасына тіркеу картотекалары беріледі. Әрбір картотеканың немесе деректер базасының тақырыбы тізімдемеге енгізіледі.
203. Құрылымдық бөлімше, филиал (өкілдік) таратылған жағдайда осы құрылымдық бөлімшенің, филиалдың (өкілдіктің) іс қағаздарын жүргізуге жауапты тұлға тарату іс-шараларын жүргізу кезеңінде барлық қолда бар құжаттарды істерге қалыптастырады, істерді ресімдейді және сақтау мерзімдеріне қарамастан оларды ұйымның мұрағатына береді.
204. Ұйым таратылған жағдайда тарату іс-шараларын жүргізу кезеңінде жеке құрам бойынша құжаттар ресімделеді және тиісті мемлекеттік мұрағатқа беріледі.
Істерді беру істер тізімдемесі және Істер номенклатурасы бойынша жүзеге асырылады.
