Содержание


УРОК 20

ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТА В РЕДАКТОРЕ MS WORD

    Перед выводом документа на печать нужно просмотреть, как он будет выглядеть на бумаге. Это сэкономит ваше время и расходные материалы. Специально для этого предназначен режим предварительного просмотра.
    MS Word предоставляет вам дополнительную возможность напечатать несколько копий документа. Можно распечатать не весь документ, а только его часть. Вместе с документом можно распечатать сведения о нем, содержащиеся в окне диалога "Свойства". Кроме того, мы рассмотрим дополнительные опции печати.

20.1. Предварительный просмотр перед печатью

    Для просмотра документа вы можете пользоваться любым из четырех режимов: обычным, разметки страницы, структуры документа и предварительного просмотра перед печатью. Если документ содержит специальные элементы (таблицы, кадры, графические объекты и т.п.) только два режима дадут вам адекватное представление а том, как будет выглядеть напечатанный документ - это режимы разметки страницы и предварительного просмотра перед печатью.
    Каждый из этих режимов обладает определенными преимуществами. Режим просмотра разметки страницы позволяет изменить положение отдельных элементов текста или графики и использовать весь спектр средств Word. Режим предварительного просмотра предоставляет в ваше распоряжение панель "Предварительный просмотр" со специальными средствами.

20.2. Режим просмотра разметки страницы

    Режим просмотра разметки страницы является универсальным и может использоваться как при просмотре и редактировании документа, так и при предварительном просмотре перед печатью.
    В режиме просмотра разметки страницы вы видите свой документ именно таким, каким он будет выглядеть после печати. Рекомендуется использовать именно этот режим для того, чтобы проконтролировать положение заголовков, сносок, таблиц, рисунков и подписей к ним, а также номеров страниц, значков на полях н других элементов оформления документа. Для просмотра документа в режиме разметки страницы выполните ниже перечисленные действия:
        - Откройте документ, который вы собираетесь просмотреть.
        - Выполните команду Вид=Разметка страницы или нажмите кнопку режима просмотра разметки страницы, расположенную в левой части горизонтальной линейки прокрутки.
        - Для того, чтобы просмотреть, как будет выглядеть отдельная страница, выберите команду Вид=Масштаб или воспользуйтесь кнопкой Масштаб на стандартной панели инструментов. В результате вы сможете получить адекватное представление о расположении объектов на странице документа.
        - Для перехода к другому режиму просмотра воспользуйтесь меню команды Вид или кнопками переключения режимов просмотра, расположенных в левой части горизонтальной полосы прокрутки.

20.3. Режим предварительного просмотра

    Самым удобным средством увидеть документ таким, каким он будет выглядеть после печати, является режим предварительного просмотра.
    В этом режиме вы можете просмотреть одну или сразу несколько страниц документа, а также внести в документ окончательные изменения. При просмотре сразу нескольких страниц документа вы не различите текст или отдельные графические элементы. Однако вы получите полное представление о взаимном расположении элементов, легко обнаружите подписи, наличие лишних пустых строк и т.д.
    Кнопки панели инструментов:
        Предварительныйпросмотр - выводит на экран изображение документа, которое он будет иметь на бумаге после печати;
        Печать - печатает документ в соответствии с опциями, установленными в окне диалога "Печать".
        Увеличение - осуществляет переключение между режимами увеличение/уменьшение (курсор мыши имеет форму увеличительного стекла) и редактирования (стандартная форма курсора).
        Однастраница - осуществляет просмотр одиночных страниц документа.
        Несколькостраниц - осуществляет просмотр нескольких страниц документа одновременно.
        Масштаб - изменяет масштаб отображения документа на экране.
        Линейка - отображает/прячет горизонтальную и вертикальную линейки.
        Подгонкастраниц - сжимает документ. Целесообразно использовать в том случае, если последняя страница содержит небольшой объем текста.
        Во весь экран - максимально увеличивает область; предназначенную для просмотра документа за счет удаления с экрана панелей и других элементов.
        Закрыть - осуществляет выход из режима предварительного просмотра.
        Справка - предоставляет контекстно-зависимую справку.
    Для завершения работы в окне предварительного просмотра нажмите кнопку Закрыть. Однако, сейчас оставьте окно открытым, поскольку оно нам понадобится для выполнения следующих примеров.
    В режиме предварительного просмотра текст документа прочесть невозможно.
    Для детального просмотра и редактирования документа в режиме предварительного просмотра выполните действия:
        - нажмите кнопку Увеличение на панели инструментов "Предварительный просмотр'', в результате чего указатель мыши примет вид увеличительного стекла, в центре которого находится знак плюс;
        - установите указатель мыши в ту часть страницы, которую вы хотите рассмотреть. и нажмите кнопку мыши. Чтобы перейти к этим операциям, необходимо еще раз нажать кнопку Увеличение. Указатель мыши изменит свой вид на стандартный, принятый при редактировании;
        - внесите требуемые изменения. Если после этого вы захотите вернуться к уменьшенному изображению, которое предшествовало детальному просмотру, нажмите кнопку Увеличение, а затем страницу документа.
    Находясь, в режиме Предварительного просмотра. Вы можете осуществить печать документа. Если вам требуется напечатать весь документ с текущими параметрами печати, просто нажмите кнопку Печать на панели инструментов "Предварительный просмотр". В том случае, если вам нужно напечатать одну или несколько страниц документа или осуществить настройки параметров печати, откройте окно диалога "Печать". Для этого выполните команду Файл=Печать.

20.4. Печать документа

    Как правило, вы распечатываете документ после завершения работы над ним, то есть в этом случае вы осуществляете печать текущего документа из Word. Однако, если вы уверены в том, что документ в полном порядке, вы можете напечатать его, не открывая Word, и даже не запуская Word. Обе эти возможности будут рассмотрены в следующих разделах. Для печати текущего документа выполните действия:
        1. Откройте требуемый документ;
        2. Выполните команду Файл=Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl-Shift+F2. На экране появится окно диалога "Печать";
        3. Нажмите кнопку ОК.
    В этом случае распечатываются все страницы от начала до конца документа в одном экземпляре с параметрами печати принятыми по умолчанию или установленными в окне диалога "Печать'' для предыдущего сеанса печати.
    В качестве другого способа печати открытого документа нажмите кнопку Печать стандартной панели инструментов. Для отмены печати документа нажимают клавишу Esc.
    При печати на панели задач отображается пиктограмма принтера. В качестве альтернативного способа отмены печати вы можете дважды щелкнуть по ней мышью. Если печать производится не в фоновом режиме, на экране присутствует окно, в котором отображается текущая информация о печати. В окне присутствует кнопка Отмена, нажатие которой прекращает печать документа.

20.5. Печать нескольких копий

    По умолчанию Word печатает все страницы документа в одном экземпляре. Однако, в случае необходимости вы можете напечатать требуемое количество копий за один раз. Для этого:
        1. Откройте документ, предназначенный для печати;
        2. Выполните команду Файл=Печать {Ctrl+Shift+F2}. На экране появится окно диалога "Печать";
        3. В поле Числокопий раздела Копии укажите требуемое число копий документа.

20.6. Печать части документа

    Для печати отдельных страниц (диапазона страниц) документа выполните действия:
        1. Откройте документ, предназначенный для печати, после чего откройте окно диалога Печать;
        2. В разделе Страницы выберите переключатель Номера;
        3. В поле ввода укажите через запятую номера страниц, которые необходимо вывести на печать. Если требуемые страницы следуют друг за другом, вы можете указать начальную и конечную страницы диапазона, разделив их дефисом. Несколько диапазонов страниц разделяются запятыми;
        4. Если вы работаете над сложным документом, вам может потребоваться распечатать текущую страницу. Для этого в разделе Страницы выберите переключатель Текущая. Нажмите кнопку ОК.

20.7. Печать документа вместе со вспомогательной информацией

    Документы Word содержат информацию, которая по умолчанию  не выводится на печать. К информации такого рода относятся данные  из окна диалога "Свойства'', примечания, скрытый текст и рисованные объекты. По своему усмотрению вы можете напечатать вместе с документом все или часть перечисленных объектов.
    Для того, чтобы напечатать дополнительную информацию вместе с документом:
        1. Откройте окно диалога Печать;
        2. Нажмите кнопку Параметры. На экране появится вкладка Печать окна диалога Параметры. Окно диалога Параметры можно открыть выполнив команду Сервиса Параметры, находясь в документе Word;
        3. В разделе "Печатать" установите флажки доя тех опций, информацию которых Вы хотите напечатать вместе с документом. Ниже приведены список и назначение опций;
        4. Нажмите кнопку ОК;
        5. Установите требуемые параметры в окне диалога Печать и нажмите ОК.
    Сведения - печатает итоговую сводку на отдельной странице после завершения печати документа. В итоговую сводку входят описание и статистика документа. Например, сведения об авторе, название, комментарии, дата печати, количество страниц и т.д.
    Коды полей - печатает в документе коды полей вместо результатов полей.
    Примечания - печатает примечания (замечания или комментарии, добавляемые к документу автором или рецензентом) на
отдельных страницах в конце документа с указанием номеров страниц, на которых обнаружены примечания.

20.8. Печать дополнительной информации о документе

    По умолчанию при выводе на печать Word печатает сам документ. Раскрывающийся список Напечатать в окне диалога "Печать" позволяет вместо документа напечатать информацию о документе. Ниже приведены назначения опций этого списка. Документ - печатает документ.
    Сведения - печатает только итоговую сводку о документе. Эта информация полностью совпадает с итоговой сводкой, которая печатается вместе с документом.
    Примечания - печатает только примечания в документе. Эта информация полностью совпадает с примечаниями, которые печатаются вместе с документом.
    Стили - печатает только названия и описания всех стилей документа.
    Элементы автотекста - печатает имена и содержимое элементов автотекста.
    Сочетания клавиш - печатает список макрокоманд, клавиши, которым они назначены, и их описания для текущего шаблона, а также список оперативных клавиш.
    Для того, чтобы напечатать дополнительную информацию отдельно от документа выполните нижеприведенные действия:
        1. Выполните команду Файл=Печать. На экране появится окно диалога Печать;
        2. В списке Напечатать укажите требуемый элемент;
        3. Нажмите кнопку ОК.

20.9. Дополнительные опции печати

    Вы уже познакомились с большей частью средств, предоставляемых в ваше распоряжение Word при печати документов. Давайте обратимся - к оставшимся опциям, управляющим печатью документа. Эти опции S расположены на вкладке" Печать" окна диалога "Параметры". Доступ к этой вкладке можно получить непосредственно из окна диалога "Печать" (кнопка Параметры) или выбором команды Файл=Параметры.

20.10. Черновая печать

    На практике достаточно часто возникает ситуация, когда вам требуется быстро распечатать документ, не особо обращая внимание на качество печати. Например, вы хотите поработать над документом дома или посоветоваться о некоторых моментах с экспертом. В таких случаях следует прибегнуть к черновой печати.
    В режиме черновой печати вывод документа осуществляется с максимально возможной для данного принтера скоростью. При этом качество документа существенно зависит от принтера, на который выводится документ. На ряде принтеров документ будет распечатан равноширинным шрифтом с игнорированием всех элементов форматирования символов. Полужирное начертание символов и курсив заменены на подчеркивание. Графика в черновой печати также не выводится на принтер. Вместо графики будут напечатаны только пустые рамки и подписи к рисункам. Hewlett-Packard LaserJet в черновом режиме сохраняет форматирование текста, но не печатает графику, а  принтер PostScript печатает и форматированный текст, и графику. Для печати документа в черновом режиме выполните действия:
        1. Откройте окно диалога "Печать";
        2. Нажмите на кнопку Параметры. На экране появится вкладка "Параметры";
        3. В разделе "Режим" установите флажок Черновой;
        4. Нажмите кнопку ОК;
        5. Установите требуемые параметры в окне диалога "Печать" и нажмите ОК.
    Если вы часто используете режим черновой печати, его можно попытаться установить в качестве режима по умолчанию. Однако это также зависит от имеющегося в вашем распоряжении принтера. Если ваш принтер позволяет сделать это, документы будут печататься в черновом режиме до тех пор, пока вы не отмените эту установку. На некоторых принтерах вообще невозможно установить в качестве режима по умолчанию черновую печать.

20.11. Печать страниц в обратном порядке

    Обычно отпечатанные листы ложатся в лоток принтера в нормальном порядке, начиная с первой и заканчивая последней страницей. Однако некоторые принтеры упорядочивают страницы документа довольно необычным образом - наверху оказывается последняя страница. В таких случаях целесообразно изменить порядок печати на обратный. Для этого в разделе "Режим" вкладки "Параметры" установите флажок В обратном порядке. Установка флажка В обратном порядке существенно замедляет печать документа.

20.12. Обновление полей

    Word позволяет вам использовать в документах широкий набор полей. Некоторые поля (например, поля текущей даты, номеров страниц и т.п.) обновляются автоматически. Обновление других полей вы должны выполнять самостоятельно.
Если ваш документ содержит коды полей, которые не обновляются автоматически, установите в разделе "Режим" вкладки "Параметры" флажок Обновлять поля. При отсутствии полей в документе устанавливать этот флажок не имеет смысла.

20.13. Обновление связей

    Ваш документ может содержать графические объекты или объекты другого типа, которые имеют связь с внешними приложениями. Например, рисунок был создан в графическом редакторе PhotoFinish и размещен в документ Word с использованием механизма OLE.
    Перед печатью может потребоваться обновить связи с объектами OLE. Для этого в разделе "Режим" вкладки "Параметры" установите флажок Обновлять связи. При отсутствии в документе объектов OLE.

20.14. Фоновая печать

    Во время печати документа в фоновом режиме вы можете продолжать работу в Word. Для включения фонового режима печати установите в разделе "Режим" вкладки "Параметры" флажок Фоновая печать. Установка этого флажка замедляет печать документа.

20.15. Выбор источника бумаги

    Для многих принтеров предусмотрено несколько вариантов подачи бумаги. Как правило, большинство современных лазерных принтеров укомплектованы лотком и, кроме того, позволяют осуществлять ручную подачу бумаги. Например, разделы документа печатаются на обычной бумаге, а между разделами вы можете делать вставку на мелованной бумаге. В этом случае, имеет смысл осуществлять подачу бумаги из лотка для раздела, а для вставки - ручную подачу. Некоторые из принтеров укомплектованы двумя лотками для подачи бумаги, и вы можете установить для мелованной бумаги один лоток, для обычной - другой. Для осуществления этих установок необходимым условием является разбивка документа на разделы. Для установки источника бумаги выполните следующие действия:
        1. Поместите курсор внутрь раздела или выделите текст, для которого собираетесь установить источник бумаги. (Если документ не разбит на разделы, то ваш выбор будет относиться ко всему документу);
        2. Выберите команду Файл=Параметры страницы;
        3. Перейдите на вкладку "Источник бумаги";
        4. Установите в списке Первая страница источник бумаги для первой страницы.
    Появление в списке тех или иных опций раскрывающегося списка Применить зависит от наличия выделенных фрагментов или разбивки документа на разделы. Если в доклеите нет выделенного фрагмента, то в списке присутствуют только опции Ко всему документу и До конца документа, при наличии разбивки на разделы появляется опция К текущему разделу и т.д. Опции раскрывающегося списка Применить:
        - К текущему разделу - когда курсор находится внутри раздела.
        - К нескольким разделам - когда выделено более одного раздела.
        - До конца документа  - когда курсор находится в том месте документа, начиная с которого вы хотите установить новый источник бумаги.
        - К выделенному тексту - когда выделен некоторый текст.
        - Ко всему документу - если документ не разделен на разделы и не выделен фрагмент.
    Иногда при печати в случаях, когда на протяжении документа встречаются разные размеры листа, различная ориентация страниц или разные источники бумаги, принтер может останавливаться в конце каждой страницы и ждать от вас подтверждения для продолжения работы. В некоторых случаях достаточно открыть окно диалога "Печать" и нажать ОК. в других случаях вам придется нажимать кнопку на принтере.
    Современные лазерные принтеры обычно хорошо справляются с изменениями размеров и ориентации страниц, однако если вы испытываете затруднения, обратитесь к инструкции по работе с принтером.
    Раскрывающийся список Подача бумаги на вкладке "Параметры" также позволяет указать источник бумаги для вашего принтера. Сделанная вами установка действует только при печати текущего документа.
 

        Контрольные вопросы

1. Для чего применяют предварительный просмотр перед печатью?
2. Какие режимы просмотра документа Вы знаете?

Содержание